El cumplimiento de la nómina requiere que las empresas de todos los tamaños, incluso aquellas con un solo empleado, cumplan con todas las pautas federales, estatales y locales que regulan cómo se paga a los empleados. Todo, desde los requisitos de retención hasta las contribuciones al seguro de desempleo, debe presentarse a tiempo, y los empleadores que infrinjan las reglas se enfrentan a sanciones severas y al riesgo de cierre.
Aquí hay 12 cosas que debe saber para asegurarse de que su negocio esté en el lado correcto del cumplimiento de la nómina en el próximo año.
Contrata a tu primer empleado
- Obtenga un número de identificación de empleador (EIN): un EIN (también conocido como número de identificación fiscal federal) es un número de nueve dígitos que se utiliza para la declaración de impuestos, informes y otros fines de documentación. Cualquier negocio que opere como sociedad o corporación con empleados y empresas requiere un EIN. Puede solicitar un EIN con el IRS a través del portal web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) o enviando por fax o correo el Formulario SS-4.
- Regístrese en el estado: Antes de que pueda contratar a cualquier empleado, debe registrar su negocio en el estado en el que se incorporó su negocio. Por lo general, esto requiere que la empresa obtenga un número de cuenta de impuestos del empleador del departamento de impuestos del estado o del departamento de desarrollo de empleo.
- Regístrese para el Seguro de Desempleo: El Impuesto al Seguro de Desempleo (UI) es un programa federal que brinda pagos temporales a los trabajadores desempleados (desempleados, no basados en sus propias acciones). Cada estado tiene su propia tasa de desempleo y umbral de elegibilidad. Las contribuciones de UI son responsabilidad del empleador.
- Verifique otros requisitos: las reglamentaciones y los requisitos estatales de impuestos sobre la nómina varían según el estado, así que consulte con su estado de formación para conocer otras obligaciones fiscales. Por ejemplo, California impone un impuesto estatal sobre el seguro de discapacidad (SDI) y un impuesto sobre la capacitación laboral (ETT) a los empleadores, además de los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre el seguro de desempleo.
- Complete todos los formularios de nómina requeridos: para fines federales, los empleados deben completar un formulario de retención W-4 y un formulario I-9 para certificar que el empleado está trabajando legalmente en los Estados Unidos. Además, verifique si su estado requiere completar y presentar un formulario estatal de retención de impuestos.
- Conozca sus obligaciones tributarias: como empleador, es importante que sepa qué impuestos se deben retener de los empleados y qué impuestos está obligado a pagar.
- Impuesto federal sobre la renta: retenido del cheque de pago de un empleado.
- Impuesto estatal sobre la renta: retenido del salario del empleado.
- Impuesto sobre la renta local – retenido de los salarios de los empleados.
- FICA – Impuesto de Seguridad Social y Medicare. (La mitad se deduce del salario del empleado y el empleador paga la otra mitad).
- Impuestos sobre la nómina estatales y locales: algunos pueden deducirse del cheque de pago de un empleado, mientras que otros pueden ser pagados por el empleador.
- Impuesto de Desempleo – FUTA (Impuesto Federal de Desempleo lo paga el empleador y no se deduce del salario del empleado); SUTA (Impuesto Estatal de Desempleo generalmente lo paga el empleador y no se deduce del salario del empleado. Esto también se conoce como “SUI ”, seguro estatal de desempleo.)
- Seguro de Compensación para Trabajadores – Pagado por el empleador y no deducido de los salarios de los empleados.
- Embargo de salario del empleado: una deducción del salario de un empleado.
- Beneficios y otras deducciones voluntarias – deducidas de los salarios de los empleados.
Cumplimiento de la nómina local
- Investigue los impuestos sobre la renta locales: Además de las obligaciones de impuestos sobre la nómina federales y estatales, muchos municipios requieren que los empleados y empleadores que trabajan y/o viven en ubicaciones específicas paguen impuestos sobre la renta adicionales. Por ejemplo, los empleados que viven en la ciudad de Nueva York deben pagar un recargo adicional sobre sus salarios; los empleadores cuyos empleados trabajan o viven en Newark y la ciudad de Jersey, Nueva Jersey, deben registrarse en esas ciudades y pagar un impuesto de empleador del 1%.
- Investigue los impuestos sobre bonificaciones y comisiones: algunos estados y ciudades requieren que los empleadores retengan impuestos especiales sobre salarios adicionales, como bonificaciones y comisiones.
Contratar trabajadores fuera del estado
- Registro de impuestos sobre la nómina en otros estados: las empresas que emplean empleados deben registrarse para los impuestos sobre la nómina en los estados donde trabajan los empleados. El departamento estatal que administra los impuestos laborales y sobre la nómina varía según el estado; sin embargo, en general, los empleadores de otros estados deben registrarse en el Departamento de Trabajo estatal y en la Oficina de Seguro de Desempleo. Se le emitirá un número de cuenta de impuestos del empleador para ese estado.
- Qué hacer en los estados sin impuesto sobre la renta: ocho estados sin impuesto estatal sobre la renta: Wyoming, Washington, Texas, Tennessee, Dakota del Sur, Nevada, Florida y Alaska. Sin embargo, los empleadores en estos estados aún son responsables de retener el impuesto federal sobre la renta.
- ¿Qué sucede si tiene empleados en varios estados? Los empleadores deben registrar el negocio en la agencia tributaria de cada estado en el que el empleado realiza su trabajo principal. En la mayoría de los casos, los empleadores contratan servicios de nómina de terceros para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de cada estado.
- Estados con acuerdos recíprocos: varios estados tienen “acuerdos de reciprocidad fiscal estatal” que permiten a los empleados que trabajan en un estado pero viven en otro pagar impuestos sobre la renta solo en su estado de residencia. Si existe reciprocidad, el empleado debe completar y proporcionar al empleador un certificado de no residencia para la retención del impuesto estatal de residencia en lugar del impuesto estatal de trabajo. Sin embargo, mientras que la reciprocidad se basa en la dirección del hogar del empleado, la responsabilidad por desempleo generalmente se determina por la dirección del trabajo del empleado/empleador. Los siguientes países tienen actualmente acuerdos recíprocos:
- Arizona (California, Indiana, Oregón y Virginia)
- Illinois (Kentucky, Michigan y Wisconsin)
- Indiana (Kentucky, Michigan, Ohio, Pensilvania y Wisconsin)
- Iowa (Illinois)
- Kentucky (Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia y Wisconsin (Nota: los acuerdos de Virginia y Ohio son condicionales, así que consulte con cada estado para conocer las condiciones)
- Maryland (Pensilvania, Virginia, Virginia Occidental y Washington, D.C.)
- Míchigan (Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio y Wisconsin)
- Minnesota (Michigan y Dakota del Norte)
- Montana (Dakota del Norte)
- Nueva Jersey (Pensilvania)
- Dakota del Norte (Minnesota y Montana)
- Ohio (Indiana, Kentucky, Michigan, Maryland, Pensilvania y Virginia Occidental)
- Pensilvania (Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia y Virginia Occidental)
- Virginia (Kentucky, Maryland, Pensilvania, Washington, D.C. y Virginia Occidental)
- Washington, DC (Maryland y Virginia)
- Virginia Occidental (Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvania y Virginia)
- Wisconsin (Illinois, Indiana, Kentucky y Míchigan)
Cambios en el impuesto sobre la nómina de 2023
Aquí hay un vistazo rápido a los cambios para el año fiscal 2023:
- La base salarial del Seguro Social aumenta a $160,200.
- El límite de contribución del Acuerdo de Gastos Flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) de salud se ha incrementado a $3,050.
- El nivel de contribución antes de impuestos del 401(k) ha aumentado a $22,500.
- El umbral de FICA para empleados domésticos se elevó a $2,600.
Una palabra final sobre la relación de ingresos
Si tiene empleados de tiempo completo o tiempo parcial que trabajan y/o viven en un estado que no sea el estado de incorporación, entonces tiene una relación de ingresos en ese estado. Nexus ocurre cuando los empleados trabajan en diferentes estados, ya sea que vivan allí o no. Como empleador, debe cumplir con otras regulaciones estatales de impuestos sobre la nómina y registrarse para calificaciones extranjeras.
Además, las corporaciones con calificaciones extranjeras deben designar un agente registrado con una dirección local en el estado. Un agente registrado es una persona o empresa autorizada para recibir “notificaciones” (documentos legales y avisos gubernamentales) en nombre de una empresa. Por lo general, se requiere una tarifa inicial para solicitar calificaciones extranjeras y las empresas deben renovar su registro anualmente.
Imagen: Elementos Envato