Su contabilidad y seguimiento financiero son vitales para la salud general de su negocio. Sin embargo, es intimidante calcular la gran cantidad de variables que juegan un papel en la determinación de sus finanzas. Todo, desde los banqueros con los que trabaja hasta los empleados que contrata, afecta la rentabilidad. Y, el más mínimo error de contabilidad puede afectar significativamente sus números.
Desarrollar y usar regularmente números de SKU es una de las mejores herramientas que su pequeña empresa o actividad secundaria puede aprovechar para mejorar la contabilidad (y la rentabilidad).
SKU frente a UPC frente a números de serie
Los números de SKU pueden no parecer muy interesantes o muy críticos para su contabilidad final. Sin embargo, una vez que vea cuán profundamente integrados están en sus operaciones comerciales, llegará a reconocer su valor.
Primero, necesita saber qué define un número de SKU. SKU significa “unidad de mantenimiento de existencias”. Es un código compuesto por letras y números y suele tener entre seis y ocho caracteres. Estos números están diseñados para realizar un seguimiento del inventario. Se utilizan mucho en software de gestión de inventario y de punto de venta (PoS), así como en software de contabilidad.
En este punto, es posible que esté confundido acerca de cómo los números de SKU difieren de los UPC (códigos universales de productos) o los números de serie. Los UPC son números de 12 dígitos que se encuentran en la parte inferior de los códigos de barras de varios productos. Los UPC son, como su nombre lo indica, universales y no pueden ser exclusivos de ninguna tienda. En otras palabras, dos empresas que venden los mismos productos compartirán el mismo UPC para un producto determinado, pero probablemente tendrán dos SKU diferentes.
Los números de serie son únicos para cada producto individual. Por lo general, se utilizan para productos electrónicos y otros artículos caros. Si su tienda vende 20 computadoras portátiles de la misma marca y modelo, todas tendrán los mismos UPC y SKU. Pero, cada una de esas 20 computadoras portátiles tendrá un número de serie distinto.
Ventajas para el Proceso Contable
Entonces, ¿por qué los números de SKU son buenos para la contabilidad de su empresa?
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Seguimiento de pérdidas
Para empezar, los SKU son uno de sus mejores recursos para el seguimiento de pérdidas. Debido a que cada número de SKU le permite rastrear sus productos entrantes y rastrearlos rápida y fácilmente a lo largo de su recorrido hacia los clientes, es fácil determinar dónde y cómo desaparecen sus productos.
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Decisiones basadas en inventario
Los errores de gestión de inventario son una de las tres principales causas de pérdida de beneficios en los negocios minoristas. Sin embargo, los SKU facilitan mucho el seguimiento del inventario en cada una de sus ubicaciones. Esto se vuelve crítico cuantos más productos tenga que rastrear y más ubicaciones tenga. Con números de inventario precisos a través de un proceso en gran parte automatizado, su equipo podrá tomar decisiones de almacenamiento más inteligentes. Perderá menos productos, tendrá un stock más confiable en cada una de sus ubicaciones y será menos probable que haga una mala llamada de desarrollo.
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Ubicaciones de elementos individuales
La contabilidad también puede determinar estadísticas avanzadas basadas en la ubicación de varios artículos. Por ejemplo, pueden ver qué tiendas están ordenando las cantidades más altas de cada producto y determinar dónde se están perdiendo la mayoría de los productos. Como beneficio adicional, a los gerentes de almacén y almacenistas de tiendas les resultará mucho más fácil rastrear artículos individuales. Esto puede aumentar en gran medida su velocidad y rentabilidad.
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Precisión de los informes
Conoce la importancia de la precisión de los informes, y los SKU pueden hacer que esos informes sean mucho más precisos. Debido a que escaneará sus artículos regularmente a lo largo de su operación con números únicos para cada artículo, no tendrá que preocuparse tanto por información engañosa o errónea. Eso ayuda a crear proyecciones de ingresos más consistentes y confiables. Además, permite tomar decisiones contables más inteligentes.
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Atención al cliente y marketing
Aunque no está relacionado directamente con la contabilidad, también es importante tener en cuenta los beneficios de los SKU para marketing, ventas y servicio al cliente. Los SKU pueden ayudarlo a saber qué productos se compran con más frecuencia (y cómo). Esta información se puede utilizar para crear publicidad dirigida. También pueden mejorar nuestra experiencia en la tienda, ya que podrá ubicar los artículos en la tienda más rápido o pedirlos en las ubicaciones correctas.
Creación de números SKU
Puede generar SKU de la forma que desee; no hay límites fundamentales sobre qué formato usar o cuántos caracteres se deben incluir. Al decidir sobre un formato, asegúrese de tener en cuenta la aplicación para la que está utilizando números de SKU. Por ejemplo, si cree que sus cajeros necesitarán memorizar SKU, es una buena idea mantenerlos breves, fáciles de leer y fáciles de recordar. Pero, si trabaja principalmente en almacenes y tiene muchos productos diferentes, los números de SKU más largos pueden ser ventajosos.
Una vez que decida la longitud, seleccione un formato que le permita incrustar cierto nivel de significado en cada sección de su código SKU. Puede dividir su código en tres secciones: un principio, un medio y un final, y asociar cada una de esas secciones con un elemento diferente de significado. Por ejemplo, puede hacer que los primeros dos dígitos representen la categoría general del elemento, los segundos tres dígitos representen una categoría específica del elemento y el último grupo de dígitos represente algún tipo de orden secuencial.
Hay muchas asignaciones y designaciones diferentes que podría considerar, que incluyen:
- Asignación y ubicación de la tienda. Realice un seguimiento de qué productos pertenecen a qué tienda o la ubicación o el departamento donde se encuentran.
- Identificador de subcategoría. También puede crear grupos de números que identifiquen una subcategoría. Estos pueden incluir “frutas” o “verduras” dentro de la categoría de “comestibles”.
- Identificador de variación. El último conjunto de números o letras debe aprovechar las variaciones sutiles entre diferentes productos, como el color, el tamaño o el tipo de artículo.
Consejos sobre SKU varios
Para aprovechar al máximo sus números de SKU, pruebe estos consejos:
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Puede usar SKU nuevamente.
El sentido común podría decirle que una vez que use un número de SKU específico, nunca podrá volver a usarlo. Después de todo, estos están destinados a ser identificadores únicos. Siempre que espere unos años entre artículos en circulación, debería poder usar números de SKU antiguos para productos nuevos. El único problema que podría encontrar es que los clientes devuelvan artículos de varios años que ya no están en su base de datos.
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Comience los SKU con letras y definitivamente no con cero.
Al asignar números de SKU, es una buena idea comenzar con letras. Esto ayudará a su equipo de contabilidad a identificarlos más fácilmente en una hoja de cálculo que probablemente esté llena de otros números. Mientras lo hace, asegúrese de que sus números de SKU no comiencen con cero. Esto se debe a que algunas aplicaciones y software malinterpretarán su cero para que signifique “nada”, lo que generará errores.
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Trabaje de lo amplio a lo específico.
El comienzo de su número de SKU debe ser la categoría más amplia y de más alto nivel. Las secciones subsiguientes de números deberían trabajar gradualmente para volverse más específicas. En última instancia, esto da como resultado la categoría más específica y restringida que puede calificar.
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Evite las letras que parecen números.
Puede escanear automáticamente algunos SKU. Los contadores deben ingresar otros manualmente o revisarlos en hojas de cálculo. En consecuencia, puede reducir los errores evitando específicamente las letras que parecen números. Por ejemplo, la letra “I” se parece al número “1” y la letra “O” se parece al número “0”.
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Evite el uso de números de fabricante.
Para mantenerlo simple, puede usar números de fabricante, o un elemento de ellos, como propios. Sin embargo, no hay muchos beneficios de esta estrategia. Recuerde, los números de SKU deben ser únicos para cada negocio. Por lo tanto, puede resultar confuso duplicar SKU de otra empresa.
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No empaque el significado en sus SKU.
Si bien es una buena idea imbuir algunas secciones de los números de SKU con significado, como usar “GRC” para “comestibles”, es una mala idea sobrecargar sus SKU con significado. Esto a menudo da como resultado SKU que tienen demasiados dígitos. Esto crea más confusión para su personal de contabilidad.
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Acorte los SKU para la entrada manual.
Si va a ingresar manualmente sus SKU, intente minimizar la cantidad de caracteres utilizados. Cuanto más corta sea la cadena de caracteres en un SKU, más fácil será para las personas recordarlo y menos tiempo llevará ingresarlo. Eso le ahorrará a su equipo un montón de tiempo y molestias.
Usar números de SKU para mantener bajo control las finanzas de su negocio es una de las mejores decisiones que puede tomar para su marca, especialmente si tiene una amplia variedad de productos para rastrear en todas las ubicaciones. Se necesita tiempo para configurar un sistema capaz de escanearlos, rastrearlos y analizarlos. Sin embargo, vale la pena el esfuerzo.
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Imagen: Due.com