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El potencial de las aplicaciones comerciales para tomar notas

Además de un navegador web, capacidades de mapas y una selección de emojis, la mayoría de los teléfonos inteligentes modernos vienen con algunas aplicaciones para tomar notas. A veces, estos toman la forma de cuadernos digitales, mientras que otros permiten grabaciones de audio o videos cortos. Las aplicaciones para tomar notas facilitan la captura de ideas y recordatorios personales mientras las personas están en movimiento.

Sin embargo, las aplicaciones para tomar notas orientadas a la empresa comparten las mismas características y capacidades básicas que las aplicaciones personales, al tiempo que aprovechan los avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático para optimizar las operaciones y sincronizarse con las soluciones existentes relevantes en el ecosistema de software empresarial. Esta tecnología integrada subyacente ayuda a las empresas a registrar y almacenar datos, ordenarlos y compartirlos sin problemas (en algunos casos, reemplaza por completo los procesos obsoletos) y agrega más funciones a medida que crece la demanda.

Estas son solo algunas de las áreas en las que AI/ML está convirtiendo las computadoras portátiles digitales en poderosas herramientas comerciales para organizaciones pequeñas y medianas.

Documentar los intereses comerciales de la aplicación.

Asistente de voz inteligente

El software de reconocimiento de voz y los asistentes de voz son omnipresentes en los dispositivos inteligentes de hoy en día, y la tecnología solo mejorará y se expandirá. Según la investigación de Juniper Networks, se espera que 8.400 millones de dispositivos de asistente de voz estén en uso en todo el mundo para 2024.

Esta tecnología está beneficiando a varias aplicaciones para tomar notas. Ahora los usuarios pueden transcribir y compartir automáticamente sus grabaciones a una velocidad vertiginosa. Algunos motores de inteligencia artificial, como Zia de Zoho, admiten búsquedas activadas por voz dentro de las notas (incluidas las fotos) y clasifican automáticamente en categorías, eventos de calendario y recordatorios.

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Ejemplo: viajante de comercio

Considere al vendedor ambulante, que siempre está en camino hacia y desde el aeropuerto, y hacia o desde las reuniones. Con una ventana de tiempo tan limitada para comunicarse con el equipo de la ciudad natal, el asistente de voz virtual brinda soporte práctico pero manos libres. El vendedor intrépido puede narrar una nota mientras espera un taxi, y el asistente de voz puede saber automáticamente qué grupo de compañeros de equipo debe recibir una transcripción de esa nota, incluida la capacidad de compartirlas como un grupo de tareas.

Debido a que las aplicaciones para tomar notas se integran con otros programas, pueden proporcionar colaboración en tiempo real dentro de una organización, incluso durante una llamada, sin alternar entre aplicaciones, incluida la configuración de recordatorios para tareas.

Escaneo inteligente

Con la excepción de los sistemas hospitalarios y el IRS, las máquinas de fax son en su mayoría obsoletas como medio para transferir documentos físicos a través de Internet. Otras opciones suelen ser bastante ad hoc e incluyen enviar una foto del documento mal compuesta o depender de un visor de PDF como Adobe Acrobat para agregar texto y firmas digitales.

Las aplicaciones móviles modernas para tomar notas realizan la misma tarea y solo requieren la función estándar de todos los teléfonos inteligentes: una cámara. Simplemente complete el formulario, tome una foto y la aplicación para tomar notas lo convertirá en un documento con el formato adecuado que se puede almacenar y compartir fácilmente. Algunas aplicaciones, como Zoho Notebook, clasifican automáticamente estas fotos y ofrecen el mismo nivel de capacidad de búsqueda que las notas de texto.

Ejemplo: trabajador de campo

Un caso de uso potencial son los trabajadores de campo. Por ejemplo, un agente de campo puede tomar una foto de una estación de trabajo que no funciona correctamente, crear una nota con estas imágenes y comentarios adicionales, y compartir esa nota con el equipo de soporte de su oficina, donde pueden colaborar en el mejor curso de acción en la toma de notas. solicitud. La tecnología puede clasificar estas fotos en álbumes y enviar la colección a los técnicos.

Cuando se resuelven los problemas, los trabajadores de campo pueden tomar fotografías y la aplicación para tomar notas puede archivarlas como referencia, incluidas etiquetas y marcas de tiempo, para una categorización simple o ver el historial del proyecto.

formato fácil

Abrir una aplicación para tomar notas y enfrentar docenas de notas de texto sin formato puede ser intimidante. Por supuesto, se pueden clasificar, pero la información transmitida desde un sitio web, un correo electrónico o un mensaje de chat puede tener un formato incorrecto o contener demasiada información irrelevante para poder utilizarla después del hecho.

Afortunadamente, AI/ML ofrece la posibilidad de cambiar eso. Las capacidades actuales de AI/ML van un paso más allá, permitiendo que las aplicaciones de toma de notas formateen y representen sitios web completos agregados solo desde URL o pequeños fragmentos de sitios. Una aplicación para tomar notas con este nivel de IA/ML también posee la capacidad de detectar si un sitio web debe representarse como una tarjeta de recetas, un video, una lista de verificación o una tarea con información de ubicación incrustada, y se ajustará en consecuencia, incluso desde el correo electrónico.

Las tecnologías AI/ML pueden permitir que las aplicaciones para tomar notas hagan más con material de origen menos organizado. Imagine a alguien capturando mucha información en varios sitios web. Las aplicaciones para tomar notas pueden aprovechar AI/ML para analizar información relevante, extraer copias, limpiar imágenes Flash y mensajes de marketing intrusivos para que se pueda hacer referencia fácilmente a estos sitios incluso sin conexión.

¿Qué sigue para las aplicaciones para tomar notas?

Para las empresas, el potencial de una aplicación para tomar notas radica en qué tan bien se integra con otras aplicaciones y sistemas, y qué tan bien fluyen los datos entre ellos. Los avances en la tecnología AI/ML, junto con más y más características y funcionalidades que se agregan, pueden hacer que las aplicaciones para tomar notas reemplacen la bandeja de entrada como la interfaz central de un empleado o la página de inicio comercial.

Lo que hemos visto son aplicaciones para tomar notas que se hacen cargo de muchas de las funciones principales de una plataforma de oficina o lugar de trabajo, lo que permite la colaboración y el chat simultáneos, el almacenamiento de datos, la preparación de datos y la creación de documentos.

Las pequeñas empresas están en la mejor posición para aprovechar esta tecnología en rápida evolución en función de su tamaño y relativa simplicidad operativa.


Más en: , Zoho Corporation


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