Los propietarios de pequeñas empresas pueden usar su vehículo personal para conducir negocios. Esto es perfectamente deseable desde el punto de vista del ahorro de costes y también se puede utilizar con fines fiscales. El único inconveniente: para deducir los costos de conducción comercial, debe demostrar el uso comercial del vehículo. Las normas fiscales son muy estrictas sobre lo que esto significa. Hay una manera correcta y una manera incorrecta.
Los registros deben ser contemporáneos.
Esto significa que la información requerida debe registrarse en un libro de registro, una aplicación u otro registro cada vez que el vehículo viaje sobre él o cerca de él.existir un caso, el contratista creó su registro de kilometraje solo con fines de revisión; los símbolos no coincidían con el uso comercial de su Mercedes. Además, su registro es un calendario con pocas notas sobre citas de negocios. Como puede ver, no es lo suficientemente bueno.
información necesaria
No es suficiente registrar las fechas y las millas recorridas por negocios solo para fines de certificación fiscal.Este IRS dice Debes prestar atención a:
- fecha
- Destino (ciudad, pueblo o región)
- Propósito de negocio
- Lecturas de odómetro al inicio y al final de cada viaje (kilometraje total del viaje)
- Cargo: tipo (p. ej., petróleo, gas) y monto, a menos que se utilicen las tarifas de millaje estándar del IRS (descritas a continuación).
Si elige deducir las tarifas de millaje estándar del IRS en lugar de los cargos reales, aún debe registrar toda la información excepto los cargos. El millaje estándar para conducción comercial es de 58,5 puntos por milla en la primera mitad de 2022 y de 62,5 puntos por milla en la segunda mitad. Asimismo, el uso de tarifas de millaje estándar no lo exime del requisito de registrar toda la demás información para cada viaje.
Mantenimiento de registros de muestreo
en lugar de registrar información Cada Cuando su vehículo está viajando, puede mantener registros suficientes durante parte del año fiscal y usar ese registro para demostrar el uso comercial durante todo el año. Esto se denomina «muestreo» y debe poder demostrar que el período de mantenimiento de registros adecuados es representativo del uso durante todo el año fiscal. Por ejemplo, el kilometraje de su negocio será aproximadamente el mismo todos los meses del año. Si mantiene registros detallados de los primeros tres meses, puede extrapolar el kilometraje para todo el año. Del mismo modo, si realiza un seguimiento del kilometraje de la primera semana de cada mes, su registro semanal se puede utilizar para mostrar el volumen comercial total de ese mes.
El IRS da este ejemplo: usa su automóvil para visitar la oficina de un cliente, reunirse con proveedores y otros subcontratistas, y luego recoger y entregar al cliente. El automóvil no tiene otro uso comercial, pero usted y su familia usan el automóvil para fines personales. Mantiene suficientes registros en la primera semana de cada mes para mostrar que el 75% del uso del automóvil es para negocios. Las facturas y los recibos muestran que su negocio se sigue utilizando al mismo ritmo en las últimas semanas de cada mes. Sus registros semanales representan el uso de automóviles para cada mes y son evidencia suficiente para respaldar el porcentaje de uso comercial para ese año.
Evidencia de gastos reales
Si no usa la tarifa de millaje estándar para calcular su deducción por costos de manejo comercial, pero deduce sus costos reales, deberá conservar recibos, cheques cancelados, estados de cuenta de tarjetas de crédito, facturas u otra documentación de costos relacionados con el costo de uso comercial. de. Esto se suma al registro de millaje y otra información mencionada anteriormente.
Distinguir entre la conducción empresarial y la conducción personal
Los gastos de conducción para fines personales no son deducibles de impuestos. No se pueden deducir los gastos de desplazamiento, que es un gasto personal no deducible. Realice un seguimiento de las millas desde su oficina hasta cualquier lugar relacionado con el negocio, como visitar a un cliente o proveedor, ir al banco o a la oficina de correos o comprar suministros. Si su negocio está basado en su hogar, viajar desde su hogar a cualquier destino relacionado con el negocio y de regreso cuenta como un viaje de negocios.
En conclusión
Es importante tener en cuenta que solo los autónomos pueden deducir los gastos de conducción comercial.Los dueños de negocios que son empleados no pueden deducir gastos en sus declaraciones de impuestos personales, pero pueden usar plan responsable; esto requiere la misma evidencia. Por supuesto, mantener un historial de manejo comercial adecuado requiere esfuerzo, pero vale la pena. Simplemente haga los cálculos, si trabaja por cuenta propia conduciendo 8,000 millas por negocios en 2022 (suponiendo el mismo millaje cada mes) y usa la tarifa de millaje estándar del IRS, puede deducir $4,840. Eso no es lo que
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