Su pequeña empresa necesita un sistema para realizar un seguimiento de todas sus finanzas. No solo es necesario para generar informes, sino que también le ayuda a obtener una imagen general del rendimiento de su empresa. Un sistema establecido lo ayuda a obtener una visión precisa y consistente de esos detalles sin requerir que usted y su equipo pasen todo su tiempo revisando manualmente los registros financieros.
Pero hay muchas cosas que intervienen en la creación de dicho sistema. Si está buscando crear un sistema de contabilidad para uso de pequeñas empresas, estos son algunos de los pasos más importantes que debe tener en cuenta.
Configurar cuentas comerciales
Para realizar un seguimiento eficaz de todas sus finanzas, debe tener sus cuentas separadas entre uso comercial y personal. Esto significa tener una cuenta bancaria separada, tarjetas de crédito o cuentas con acreedores y cuentas de nómina. Esto hará que la clasificación de sus datos financieros sea mucho más simple.
Elija su método de contabilidad
El IRS permite a las pequeñas empresas elegir entre dos métodos principales de contabilidad. La contabilidad de caja es especialmente popular entre las pequeñas empresas. Con este método, registra los nuevos ingresos tal como se reciben, no cuando los factura. Y registra los gastos cuando paga, no cuando le facturan. Con la contabilidad de base devengada, realiza un seguimiento de los ingresos a medida que se ganan y de los gastos a medida que se incurre en ellos.
El sistema de acumulación tiende a brindarle una imagen un poco más precisa de cómo le está yendo a su negocio cada mes. Pero el sistema de efectivo suele ser más fácil de administrar para las pequeñas empresas y puede ayudarlo a identificar problemas de flujo de efectivo.
Cualquiera que sea el método que elijas, el IRS requiere que te apegues a él. O necesita obtener un permiso especial para cambiar. Tome esta decisión de inmediato para que pueda sincronizar sus programas de impuestos, contabilidad y teneduría de libros.
Tenga su contabilidad bajo control
La teneduría de libros y la contabilidad son diferentes. Pero se unen de muchas maneras. Su contabilidad involucra los registros diarios de sus transacciones financieras. Y su contabilidad son los informes y resúmenes de alto nivel de esas transacciones.
Un sistema de contabilidad adecuado puede hacer que su proceso de contabilidad sea mucho más fluido, ya sea que contrate a un contador profesional o cree un sistema interno. Idealmente, elegirá un proceso o software de contabilidad que se integre directamente con su programa de contabilidad para que no necesite ingresar información manualmente.
Encuentre el software de contabilidad adecuado
Administrar la contabilidad de su pequeña empresa de forma manual consume mucho tiempo innecesariamente, especialmente cuando hay tantos programas de software disponibles para ayudar. Hay toneladas de software y herramientas de contabilidad basadas en la nube que brindan diversas funciones financieras, desde la nómina hasta la preparación de impuestos.
Algunos de ellos incluso ofrecen soluciones de contabilidad o la posibilidad de conectarse con otro programa de contabilidad. Para que pueda ingresar fácilmente datos de sus operaciones diarias y conciliar sus finanzas. Incluso hay opciones gratuitas para empresas que no pueden invertir mucho en un sistema de contabilidad.
A partir de ahí, debe continuar actualizando su programa de software o sistema de contabilidad, o designar a un miembro del equipo para que lo haga. Las integraciones con sus cuentas y su programa de contabilidad también pueden facilitarlo.
Consulta a un Profesional
Lo último que desea es que comiencen a aparecer errores en su sistema contable. Pero como propietario de una pequeña empresa, probablemente tenga toneladas de otros trabajos y funciones de los que preocuparse a diario. Y la contabilidad simplemente podría no ser su punto fuerte.
Si ese es el caso, podría considerar subcontratar su proceso de contabilidad o contratar a un contador de medio tiempo para su negocio. Es importante encontrar a la persona adecuada que sea confiable y tenga las habilidades y la experiencia necesarias para administrar las finanzas de su empresa. Pero si puede permitírselo, esto puede brindarle algo de tranquilidad y devolverle a usted y a su equipo un tiempo valioso.
Utilizar la información
Además de informar sus ganancias y calcular sus pagos de impuestos, su sistema de contabilidad no le hará ningún bien a su negocio si nunca aprende nada de él. Es importante actualizar su información regularmente y repasar la información con su contador o equipo. Observar esas tendencias puede ayudarlo a determinar qué funciona para su empresa y qué no.
Por ejemplo, puede notar un aumento significativo en los ingresos relacionados con una campaña de marketing específica. O puede notar un gasto en particular que simplemente ya no vale la pena para su negocio. Con el sistema correcto implementado, puede dar sentido a sus finanzas y tomar las mejores decisiones posibles para su empresa.
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