Es difícil imaginar grandes cambios en el software de contabilidad. Después de todo, no ha cambiado mucho la forma de contar el dinero que entra o sale.
Pero Intuit ha hecho exactamente eso en su última versión: QuickBooks 2010. Tiene todas las cosas estándar que espera de un paquete de contabilidad, además de nuevas herramientas de marketing y generación de informes.
Han mejorado un área que siempre me ha faltado: Informes. La popular función de instantáneas de la empresa se ha actualizado a un formato de arrastrar y soltar de estilo web 2.0 fácil de usar. Cambie la vista de instantáneas a su gusto. Los usuarios pueden elegir entre varios informes como la visualización principal de instantáneas, desde comparaciones anuales de gastos e ingresos, desglose detallado de gastos e ingresos y una lista de los principales clientes, por ejemplo. Otra buena adición a la instantánea: ahora puede imprimirlas en una página para obtener una vista inmediata de la línea de fondo.
En el Centro de informes, hay más de 100 disponibles. Los usuarios ahora pueden navegar entre informes comunes en tres vistas diferentes y encontrarlos rápidamente tabulando entre informes memorizados, informes favoritos e informes vistos recientemente. También puede etiquetar informes con palabras clave comunes para que sean más fáciles de encontrar.
Esta versión tiene algunas otras actualizaciones de contabilidad y teneduría de libros estándar buenas, por supuesto, como:
Banco desde su oficina
Puede ahorrar tiempo en el manejo de cheques con el nuevo QuickBooks:
1: Ahora puede escanear y depositar cheques digitalmente. No más correr al banco para depositar un cheque. Con el nuevo servicio de escaneo de cheques de Intuit, los usuarios pueden simplemente escanear o ingresar sus cheques en QuickBooks para depositarlos inmediatamente en su cuenta bancaria. Este depósito ahora está vinculado a la entrada de transacción adecuada de QuickBooks. Sin embargo, este servicio no es gratuito. Tiene una tarifa de servicio mensual, así como una pequeña tarifa por cada transacción. Si escaneó el cheque, QuickBooks lo reconoce cuando llega el momento de conciliar su estado de cuenta mensual y lo vincula a la entrada.
2: Puede firmar cheques con su firma digital desde QuickBooks. No más firmas manuales.
Gestión de documentos
¿Eres un coleccionista de clips de carpeta? ¿Siempre busca ese documento relacionado con el proyecto de un cliente? Tengo montones de carpetas con información del cliente, todas cuidadosamente encuadernadas con clips pequeños y grandes.
El área de administración de documentos puede poner fin a esto, permitiéndole almacenar documentos electrónicamente junto con las transacciones de QuickBooks para mantenerse organizado y ahorrar tiempo para encontrar lo que necesita. Puede escanear documentos directamente en QuickBooks o adjuntar archivos electrónicos que ya están en su PC.
¿Qué significa esto en la vida real?
Puede almacenar recibos para tenerlos todos en un solo lugar para que su contador pueda acceder a ellos en cualquier momento. Si viaja mucho en su negocio, pero necesita acceder a documentos clave relacionados con un cliente, puede ponerlos en línea (en la nube de Internet) para compartirlos de manera fácil y segura. El servicio incluye 100 megabytes de espacio de almacenamiento gratuito y una tarifa mensual baja si necesita más almacenamiento. Los documentos simples no ocupan mucho espacio.
Encontré una característica en particular bastante interesante. Puede escanear docenas de documentos a la vez: Simplemente insertar páginas en blanco en el medio y QuickBooks crea archivos individuales. Hábil.
Instalación más fácil
Si es nuevo en QuickBooks, se imaginará que es fácil de instalar. Si lo ha hecho antes, realmente apreciará esto: redujeron el proceso de instalación del software de 15 pasos a solo 6. Un pequeño punto, quizás, pero que demuestra que están tratando de hacer que su software sea más fácil de usar. directamente desde la instalación o actualización.
Además, han hecho que sea muy fácil copiar y pegar una hoja de cálculo directamente en la aplicación.
El centro de marketing de Quickbooks
El nuevo Centro de marketing ayuda a los usuarios de QuickBooks a vender más a través de atractivas campañas de correo electrónico con diseños de calidad profesional y mensajes precargados, brindando recomendaciones para campañas objetivo y completando automáticamente la información de contacto. Los usuarios de QuickBooks pueden comenzar de inmediato con una prueba gratuita de 30 días.
Este es el valor de la integración en línea entre la información financiera y la aplicación de marketing por correo electrónico, por ejemplo: ¿Sabe cuánto gastan los clientes con usted antes de enviar una oferta por correo electrónico? Si no, ahora la información de transacción de su cliente está al alcance de su mano mientras crea una campaña de correo electrónico. He puesto un cuadro rojo alrededor de los datos de ejemplo.
Nota: El Centro de marketing todavía está en versión beta y, en el momento de la publicación, aún no funciona con el navegador Firefox.
El centro de aplicaciones de QuickBooks
El nuevo App Center brinda a los usuarios acceso a aplicaciones comerciales basadas en la web directamente desde QuickBooks. Si ha jugado alguna vez con Salesforce.com, reconocerá el enfoque: Permita que los desarrolladores y las aplicaciones se conecten con el suyo y se volverá infinitamente más valioso para el propietario del negocio.
Según la conferencia telefónica, “Muchas aplicaciones funcionan directamente con información dentro de QuickBooks, lo que elimina la necesidad de una doble entrada de datos. Las aplicaciones que se encuentran en App Center son creadas por Intuit o por miembros de Intuit Developer Network, un grupo de desarrolladores independientes de confianza”.
QuickBooks ha entretejido nuevas aplicaciones en línea junto con la versión de escritorio. Estas nuevas aplicaciones y servicios no están disponibles en la edición en línea simple (que se vende por $9.95 al mes, casi $120 al año). Si compara la edición en línea de menor costo con el precio de actualización de $ 179.95 o el precio de compra nueva de $ 199.95 para la edición de escritorio Pro de QuickBooks 2010, es posible que obtenga más de la aplicación de escritorio con una mejor integración con útiles herramientas de marketing. Este cuadro comparativo explica qué características vienen con cada versión de QuickBooks.
Para algunas de las campanas y silbatos adicionales que se mencionan aquí, pagará tarifas mensuales adicionales. Pero si considera que puede ahorrar dinero y tiempo al administrar los datos de sus clientes y los esfuerzos de marketing en un solo lugar, podría valer la pena considerarlo más seriamente.
Más información sobre Quickbooks 2010.
