Los empleados de pequeñas empresas ahora pueden llevar sus suites de oficina a cualquier lugar mientras acceden y trabajan en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Zoho Workplace no solo ofrece acceso remoto e híbrido a las herramientas de productividad, sino que promueve la colaboración en equipo al permitir que los miembros del equipo trabajen juntos desde cualquier ubicación organizando reuniones y seminarios web, así como colaborando en archivos en el espacio de trabajo.
“Queremos traer múltiples formas de comunicación al mismo lugar al unificar los estilos de comunicación de un usuario”, dice Rakeeb Rafeek, gerente principal de marketing de productos de Zoho para las aplicaciones de Zoho Workplace. “Ya sea a través de mensajes, chat por correo electrónico, llamadas de audio y video, reuniones o incluso asambleas públicas, tenemos una plataforma para todo listo en el mismo lugar dentro de Zoho Workplace”.
¿Qué es Zoho Workplace?
Es un paquete de aplicaciones de comunicación y colaboración diseñado para ofrecer un conjunto completo de soluciones para promover la colaboración. Zoho Workplace presenta aplicaciones para mejorar el correo electrónico, la gestión de documentos, las presentaciones, los chats y más.
Zoho Workplace incluye tres conjuntos de aplicaciones de software, cada uno con aplicaciones relacionadas que están integradas entre sí. Algunas de las aplicaciones dentro de Zoho Workplace incluyen:
- Escritor de Zoho
- Hoja de Zoho
- Espectáculo de Zoho\
- Zoho WorkDrive
- Reunión Zoho
- Correo de Zoho
- Cliq de Zoho
- Conexión Zoho
Una ecuación balanceada
Sin embargo, Zoho Workplace ofrece a las pequeñas empresas mucho más que un conjunto de aplicaciones. Para brindar la mejor experiencia de lugar de trabajo híbrido a sus usuarios, Zoho actualizó Workplace para crear una ecuación equilibrada. Debido a que el lugar de trabajo moderno continúa evolucionando a un ritmo acelerado, Zoho ha reconocido que la solución de hoy podría no ser un problema mañana.
Después de los dos años de interrupción del lugar de trabajo relacionada con la pandemia, el equipo de Zoho aprendió mucho sobre los desafíos de los entornos de trabajo remotos e híbridos. Por ejemplo, los empleados recién contratados que trabajan de forma totalmente remota pierden las interacciones con los colegas y el liderazgo de la empresa.
“Terminan haciendo muchas menos conexiones con el empleador y los demás empleados de la empresa porque todo está muy bien programado”, dice Rafeek. “Están trabajando solos o trabajando en llamadas grupales programadas, y no hay nada intermedio, por lo que hay menos oportunidades de encontrarse y tener esa conversación aleatoria y generar confianza”.
Idealmente, dice Rafeek, una empresa tiene un lugar de trabajo equilibrado. Herramientas como Zoho Workplace lo hacen posible al ofrecer flexibilidad para trabajar desde casa, la oficina o donde quieran.
Independientemente del modo de trabajo que elija un empleado, el lugar de trabajo híbrido ideal aún debe crear igualdad de oportunidades para que fluya la comunicación informal no estructurada. Zoho Workplace logra esto al ofrecer procesos y flujos de trabajo claros para dar más claridad a los indicadores, eventos, etc. de la empresa.
Características del lugar de trabajo de Zoho
Zoho Workplace presenta una variedad de capacidades integradas en la plataforma para promover la comunicación en un entorno de trabajo híbrido, que incluye:
Múltiples modos de trabajo
Supongamos que un empleado está trabajando en una oficina y otro está trabajando desde una ubicación remota. En ese caso, Zoho Workplace permite que todos simplemente hagan clic en una imagen de perfil de cualquiera de sus aplicaciones de colaboración para ver si otro usuario está en estado remoto o en la oficina. Gracias a estos estados de trabajo claros, los procesos de colaboración pueden progresar sin problemas y rápidamente.
Interfaz de reunión
Zoho Workplace también ha unificado las interfaces de configuración de reuniones para acomodar reuniones en persona y remotas. Con la misma interfaz para usuarios que trabajan en cualquier modo, el software crea un proceso unificado para todos. Los usuarios tienen la capacidad de elegir de qué manera quieren trabajar y dejar que otros lo sepan.
Check-ins integrados
Todos los productos dentro de Zoho Workplace permiten a los usuarios registrarse y salir del trabajo. En lugar de salir a una plataforma de experiencia de los empleados, los usuarios pueden simplemente conectarse a una aplicación de gestión del tiempo e iniciar sesión en el trabajo o salir del trabajo desde cualquiera de las aplicaciones de colaboración de Zoho.
Mejoras de seguridad
La seguridad es un factor de gran importancia para prácticamente cualquier empresa moderna. Con Zoho Workplace, los empleados pueden trabajar de forma remota sin comprometer los sistemas o datos seguros de una empresa. Las pequeñas empresas que utilizan Zoho Workplace pueden brindarles a sus empleados la flexibilidad de trabajar desde cualquier ubicación física mientras conservan la tranquilidad.
Gestión de dispositivos
Zoho Workplace mejora la seguridad de una empresa al agregar controles de administración de dispositivos a la plataforma. Los empleadores pueden distribuir las aplicaciones de colaboración que elijan en cada dispositivo propiedad de la empresa y distribuido por la empresa. También pueden emplear funciones de seguridad adicionales, como deshabilitar capturas de pantalla desde las aplicaciones de Zoho Workplace.
Analítica
Las aplicaciones presentadas en Zoho Workplace incorporan una amplia gama de análisis. Los usuarios pueden acceder a información como la asistencia promedio de cada departamento y el compromiso de los empleados con archivos compartidos. Zoho Workplace incluye una gran cantidad de inteligencia y análisis debajo de la mayoría de las aplicaciones para brindar a los administradores una ayuda adicional a la hora de decidir cuánta flexibilidad pueden ofrecer a sus empleados.
Eliminando Barreras de Colaboración
Zoho Workplace ayuda a generar confianza entre los empleados al eliminar la barrera de la colaboración. El software está diseñado para permitir que la comunicación informal fluya libremente dentro de una empresa. Además de presentar una imagen de perfil en la que se puede hacer clic desde cada aplicación de colaboración, los usuarios pueden agregar comentarios y responder a conversaciones simplemente haciendo clic en la imagen de perfil y eligiendo llamarlos, iniciar un chat de video o incluso enviarles un mensaje directamente… incluso desde dentro de una documento.
El software Workplace de Zoho también ayuda a impulsar la colaboración y eliminar las barreras a través del uso compartido de correo electrónico. Tan pronto como un usuario recibe un correo electrónico de un proveedor u otro usuario, no tiene que hacer una captura de pantalla o copiarlo en otro programa para iniciar una conversación con su equipo. Zoho Workplace crea la capacidad de tener una conversación similar a las redes sociales sobre ese correo electrónico. Los usuarios pueden @mencionar a otros, etiquetarlos en una sugerencia y crear grupos, y otros pueden comentar y responder al hilo de manera voluntaria y sin saturar las bandejas de entrada de los demás cada vez que hay una adición a una conversación.
Otros aspectos de Zoho Workplace que ayudan a eliminar las barreras de colaboración incluyen la capacidad de anotar directamente videos y foros de la empresa para permitir conversaciones sobre temas no relacionados con el trabajo. Los foros ayudan a los empleados que quizás no se vean cara a cara a tener discusiones abiertas sobre cualquier cosa en el mundo en una interfaz similar a las redes sociales.
Con los hangouts de equipo, que también es una función de Zoho Workplace, los usuarios pueden crear reuniones de equipo en línea con una pizarra en la que pueden tener discusiones o incluso jugar en una conversación informal como las que ocurren en las salas de descanso físicas y las cafeterías. Mientras tanto, los canales de anuncios aseguran que los usuarios no se pierdan nada importante que esté ocurriendo dentro de la empresa.
Mejorar el compromiso de los empleados
Zoho ha incorporado funciones en su producto Workplace para mejorar la participación de los empleados y aumentar la transparencia. Con los ayuntamientos, la plataforma permite que los empleados y el liderazgo tengan conversaciones y debates abiertos. Los empleados pueden hacer preguntas y obtener respuestas honestas del liderazgo. Una empresa puede realizar reuniones públicas a través de Zoho Workplace en determinados momentos o con determinados departamentos.
Los chatbots agregan claridad a los procesos y flujos de trabajo dentro de Zoho Workplace. Los administradores de la empresa pueden establecer cuándo quieren enviar mensajes o bajo qué circunstancias quieren alertar a los empleados. Entonces, por ejemplo, si se aprueba cierto tipo de gasto, un chatbot podría enviar una notificación instantánea a los trabajadores que necesitan esa información. Asimismo, si se asigna un ticket, el empleado correspondiente también sería notificado de inmediato a través del chatbot.
Con los flujos de trabajo de documentos, los usuarios pueden crear procesos personalizados de revisión y envío dentro de la empresa. Pueden elegir quién revisa los elementos de primera mano y cómo se producen las sugerencias o correcciones, así como quién firma el documento en última instancia.
La gestión de la nube puede convertirse en un gran obstáculo cuando los empleados trabajan de forma remota a través de todo tipo de conexiones a Internet. ¿Cómo encuentran los empleados y la gerencia los archivos correctos? Para resolver este problema, Zoho Workplace introdujo una función llamada administración de metadatos. Cada vez que se carga un archivo nuevo, los usuarios pueden configurar Zoho WorkDrive para que pregunte sobre las propiedades adicionales de ese archivo, como a qué cliente pertenece o con qué proveedor se relaciona.
Los usuarios también pueden agregar una amplia variedad de información adicional para que los archivos se puedan organizar y ubicar fácilmente.
“Queremos que todos en la organización se sientan parte de la decisión que se toma a través de herramientas transparentes y la seguridad de nuestros productos”, dice Rafeek. “Tenemos una plataforma para todo en el mismo lugar dentro de Zoho Workplace”.
Precios del lugar de trabajo de Zoho
Zoho Workplace ofrece un conjunto completo de herramientas necesarias para la comunicación y la colaboración a una estructura de precios competitiva. Las empresas con cinco o menos usuarios tienen la opción de un plan gratuito con funciones limitadas. Las organizaciones pueden agregar usuarios en un plan solo de correo por solo $ 1 al mes, o elegir el plan estándar y acceder a las funciones de Workplace por $ 3 por usuario por mes, facturado anualmente.
¿Desea actualizar al plan profesional con más del triple de almacenamiento por usuario y 10 veces la cantidad de espacio de WorkDrive? Todavía es solo $ 6 por usuario por mes. El plan profesional incluso ofrece una prueba gratuita de 15 días y no se requiere tarjeta de crédito.
