Muchos propietarios de pequeñas empresas reconocen los beneficios de incorporar o formar una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) para su negocio. Entre las ventajas, la limitación de la responsabilidad personal es clave. Es decir, si su empresa resulta ser demandada, la empresa (y no usted personalmente) es responsable de sus deudas y obligaciones.
Si bien incorporar un negocio o formar una LLC es un paso crítico, su trabajo no termina después de enviar esos formularios iniciales. Debe asegurarse de que su corporación o LLC permanezca en regla porque si su empresa es demandada, el demandante puede intentar demostrar que no ha cumplido con las leyes de cumplimiento de su estado anualmente para mantener su corporación/ LLC en cumplimiento. Y si tienen éxito, se perfora su escudo corporativo y el demandante puede buscar la recuperación contra sus activos personales.
Mantener una corporación o LLC es un proceso continuo. Esto es lo que necesita saber para asegurarse de que su corporación o LLC cumpla con los requisitos en los años venideros…
1. Presente sus informes iniciales/anuales (también conocidos como «Declaración de información»): La mayoría de los estados requieren algún tipo de presentación de un informe anual (algunos cada año, algunos cada dos años). Las fechas de vencimiento específicas también varían de un estado a otro: en algunos casos, es en el aniversario de la fecha de incorporación de su negocio; en otros casos, es cuando vencen sus declaraciones de impuestos anuales; y en algunos casos, es al final del año calendario. Asegúrese de conocer la fecha límite de presentación específica (verifique con la oficina del Secretario de Estado de su estado). El incumplimiento de este plazo puede dar lugar a sanciones y recargos por pago atrasado; en el peor de los casos, su empresa puede estar sujeta a suspensión o disolución.
2. Manténgase al día con sus actas y resoluciones corporativas: Si su negocio opera como una Corporación S o una Corporación C, deberá registrar Actas de las reuniones cada vez que se celebre una reunión corporativa. Deberá anotar cada acción o decisión de la empresa en estas actas. El contenido de las actas generalmente incluye: hora y lugar de la reunión, asistencia y presidente de la reunión, cualquier acción (compras, elecciones, etc.) y la firma del registrador y la fecha. Mantener estas actas, incluso si es el único propietario de su corporación, puede ayudarlo a hacer frente a los tribunales y proteger su escudo de responsabilidad limitada si es necesario.
3. Registre cualquier cambio para su corporación/LLC presentando «Artículos de enmienda»: ¿Cambió su dirección? ¿Eliminar el ‘.com’ del nombre oficial de su empresa (o cualquier otro cambio de nombre)? ¿Autorizar más acciones? ¿Un miembro de la junta o director dejó el negocio? Cada vez que realice un cambio en su corporación o LLC, básicamente puede contar con presentar una notificación oficial (denominada «Enmienda») con su estado. En muchos estados, estos se llaman Artículos de Enmienda.
Y hablando de cambios, si necesita convertir de una corporación a LLC o viceversa, deberá realizar una conversión. Por supuesto, el momento de tal acto puede tener implicaciones significativas en sus impuestos, y debe consultar con su CPA/contador. Además, no todos los estados permiten conversiones; en aquellos estados donde no se reconoce una conversión, debe disolver la entidad actual y luego formar su empresa como una nueva entidad.
4. Asegúrese de ser legal cuando realice negocios fuera del estado: Si va a realizar negocios en un estado que no sea el estado donde formó su corporación o LLC, deberá obtener autorización o permiso para hacerlo. En la mayoría de los casos, esto implica calificar como Corporación Extranjera o LLC dentro del estado en el que hará negocios. El nombre real del formulario varía (por ejemplo, se llama «Declaración y designación de una corporación extranjera» en California) y generalmente se presenta ante la Oficina del Secretario de Estado del estado. También se pueden requerir licencias y permisos específicos para ciertos tipos de negocios.
5. No mezcle sus finanzas personales y comerciales: Los propietarios de pequeñas empresas a menudo invierten tanto de su tiempo personal, trabajo y dinero en su empresa que sus finanzas personales y comerciales se vuelven indistinguibles. Sin embargo, debe mantener cuentas de cheques y tarjetas de crédito separadas para uso comercial y personal. Este simple paso también lo ayudará cuando llegue el momento de declarar impuestos, ya que todos sus ingresos y gastos relacionados con la propiedad estarán en un solo lugar.
Por supuesto, configurar cuentas es solo el primer paso; necesitas usarlos correctamente. Cuando su cesta de la compra contiene una mezcla de compras personales y comerciales, es tentador usar su propio cheque o tarjeta de crédito para todo. Sin embargo, mantente disciplinado. Ese pequeño tiempo adicional hará que su vida sea mucho más fácil en el momento de los impuestos y ayudará a garantizar que su LLC o corporación cumpla con los requisitos para proteger sus activos.
6. Presentar DBA para cualquier variación de nombre: Para una corporación o una LLC, los DBA deben presentarse bajo la corporación o LLC cada vez que realice negocios con un nombre que sea diferente al nombre de su corporación o LLC, es decir, si CorpNet, Inc. está haciendo negocios como CorpNet.com o CorpNet, entonces el DBA debe ser presentado por CorpNet, Inc. que opera como «CorpNet.com o CorpNet». Dependiendo de dónde viva, los DBA se presentan a nivel estatal y/o de condado.
7. No olvide cerrar un negocio inactivo disolviendo su corporación/LLC: Tal vez cambió su enfoque de una LLC o corporación que formó hace años. No ha promocionado su negocio, no tiene ingresos ni clientes. Aún debe presentar una terminación formal (llamada «Artículos de disolución» o «Certificado de terminación») para esa LLC o Corporación. De lo contrario, aún se le pueden cobrar tarifas asociadas con el negocio. Aún se espera que presente un informe anual (cuando corresponda). Aún deberá presentar declaraciones de impuestos al IRS y al estado.
Como propietario de una pequeña empresa, su agenda está invariablemente ocupada. Pero asegúrese de reservar algo de tiempo para abordar sus obligaciones administrativas y legales. Conozca sus plazos y entregue su papeleo a tiempo. Es una tarea relativamente fácil y ayudará a garantizar que su LLC o corporación siga cumpliendo y protegiendo sus activos personales.
CorpNet ofrece formaciones comerciales, presentaciones, registros de impuestos estatales y servicios de cumplimiento corporativo en los 50 estados. Servicios de archivo urgentes y urgentes las 24 horas disponibles a pedido. Clic aquí para saber más.
