No es sorprendente que hayan sido algunos años difíciles para las empresas estadounidenses debido a la pandemia, según un estudio reciente de la Reserva Federal. Para el sector de servicios, los cierres de negocios han sido excepcionalmente altos. El estudio informó la «salida permanente de más de 100,000 establecimientos por encima y más allá de los niveles de salida históricamente normales durante los 12 meses de marzo de 2023 a febrero de 2023».
Cómo cerrar legalmente un negocio antes de fin de año
Entonces, si enfrenta la desafiante tarea de cerrar un negocio pero aún no ha comenzado el proceso, es una buena idea cerrar legalmente el negocio antes de fin de año. Este es el por qué.
Por qué es importante cerrar un negocio legalmente
Al igual que tomó los pasos oficiales (y legales) para iniciar su pequeña empresa, cerrar legalmente una pequeña empresa es igual de importante. Formar su negocio bajo las regulaciones estatales y federales hizo que su empresa fuera legítima; por lo tanto, la empresa es una entidad viva hasta que les digas que no lo es. Sin embargo, simplemente colgar un cartel de «fuera del negocio» no es suficiente: ¿ha presentado la documentación adecuada y pagado las deudas del negocio? ¿Ha presentado los formularios de impuestos finales de la empresa?
Hasta que la empresa se cierre oficialmente (o se disuelva), el estado y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) esperan que su empresa presente informes anuales, pague impuestos de la empresa y renueve permisos y licencias. Por lo tanto, no cerrar legalmente un negocio podría generar responsabilidades inesperadas y tarifas no deseadas.
Cerrar un negocio antes de fin de año no solo le permite comenzar el nuevo año con borrón y cuenta nueva, sino que también significa que no tendrá que lidiar con declaraciones de impuestos, tarifas y presentación de documentos porque su negocio todavía se consideraba abierto en el nuevo año fiscal. Aquí hay cinco etapas necesarias para cerrar un negocio antes de que el año navegue hacia el ocaso.
1. Tome un voto
Cerrar una pequeña empresa para un propietario único sin empleados es tan fácil como iniciar una. Su lista de tareas incluye cerrar las puertas y/o desmantelar su sitio web, entregar una «carta comercial de cierre» a clientes y proveedores, pagar deudas, vender activos e informar al IRS (más sobre esto más adelante).
Si es dueño de una sociedad, corporación o compañía de responsabilidad limitada (LLC), cerrar un negocio requiere que primero vote. Debido a que las estructuras comerciales son entidades legales formadas por el estado, las reglas para disolver una empresa varían según el estado. Sin embargo, los requisitos de disolución deberían haberse documentado en el acuerdo de sociedad o acuerdo operativo. Por lo general, en una sociedad o LLC, todos o la mayoría de los socios deben acordar cerrar el negocio antes de que la empresa pueda iniciar el proceso de disolución. Las LLC y las corporaciones también deben realizar una votación formal con una mayoría acordando cerrar. Además, si la corporación hubiera emitido acciones, las dos terceras partes de las acciones con derecho a voto deben estar de acuerdo.
2. Documentos de disolución de archivos
Después de la votación oficial, la empresa debe presentar los Artículos de disolución en la oficina del Secretario de Estado en el estado de origen de la empresa. También llamado “Certificado de Terminación/Certificado de Disolución”, el hecho de no presentar estas notificaciones significa que el negocio aún está legalmente abierto en lo que respecta al estado. Para las empresas que hacen negocios en otros estados, la empresa debe solicitar el retiro en esos estados y cancelar todos los registros fuera del estado. Si bien los procedimientos para retirar una empresa varían según el estado, normalmente hay que presentar una solicitud de retiro y pagar una tarifa de presentación.
Además, asegúrese de cancelar todos los permisos, licencias y nombres comerciales locales en todos los estados en los que realizó negocios anteriormente. La presentación de documentos de disolución debe cubrir algunos requisitos; sin embargo, si la empresa registró un nombre comercial ficticio (DBA), existe un proceso de presentación por separado para esa cancelación.
3. Verifique el estado de vigencia
Antes de cerrar un negocio legalmente, la empresa debe estar en regla con el estado. Todas las tarifas deben pagarse, la documentación debe presentarse a tiempo y las obligaciones financieras de la empresa deben liquidarse (proveedores, empleados, impuestos sobre la nómina, impuestos sobre las ventas). Los dueños de negocios que no puedan pagar la deuda de la empresa podrían necesitar considerar declararse en bancarrota y dejar que los tribunales liquiden los activos. Las empresas estructuradas como corporaciones y LLC están obligadas a pagar a los acreedores antes de que el dinero o los activos sobrantes se dispersen entre los accionistas.
¿Qué hacer con los activos al cerrar un negocio? Por lo general, los dueños de negocios venden cualquier activo al cerrar un negocio. La Administración de Pequeñas Empresas (SBA) sugiere preparar una lista de inventario y contratar a un tasador calificado para determinar el valor de los activos. Luego contrate a un subastador, comerciante, corredor u otro experto para realizar la venta.
4. Notifique al IRS
Para el IRS, cerrar un negocio requiere enviar una carta informando a la agencia que desea cerrar su cuenta comercial. Asegúrese de incluir el nombre legal de la empresa, el número de identificación del empleador (EIN)/número de identificación fiscal y la dirección comercial. Las sociedades anónimas también deben radicar el Modelo 966, Disolución o Liquidación de Sociedades Anónimas.
5. Presentar impuestos finales
No tiene que esperar hasta el 15 de abril para presentar su declaración de impuestos final. Después de seguir los pasos anteriores, presente los informes finales de salarios, ganancias y pérdidas de capital y declaraciones de impuestos sobre la nómina. Marque la casilla etiquetada como «devolución final» y lo más probable es que eso sea todo. Si el IRS tiene alguna pregunta sobre su declaración final, se le enviará una carta con instrucciones sobre qué hacer a continuación.
Cerrar un negocio puede parecer una tarea desalentadora, pero cuidarlo ahora, antes de que termine el año, le ahorrará muchos dolores de cabeza en el próximo año.
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