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Todo lo que necesita saber sobre las soluciones empresariales de respaldo de correo electrónico en la nube.

Imagen de la aplicación MacOS Mail.
¿Necesito tener un sello en cada correo electrónico que envíe?

El correo electrónico es un comunicacion de negocios tan frecuente Contiene información comercial confidencial y de alto valorEl correo electrónico suele ser un medio excelente para transmitir información. Sin embargo, también pueden usarse como evidencia si es auditado. Por lo tanto, tener algún tipo de solución de respaldo de correo electrónico para proteger sus datos es fundamental para el éxito de su negocio.

Primero, explicaré qué son las copias de seguridad de correo electrónico y cómo archivar correos electrónicos de manera eficiente.

Tabla de Contenidos

¿Qué es la copia de seguridad del correo electrónico?

La copia de seguridad del correo electrónico es Almacene una copia de sus datos de correo electrónico en un sitio centralizado o almacenamiento en la nube LugarSi su plataforma de correo electrónico principal deja de funcionar, puede accede a tu correo en cualquier momento Copia de seguridad de la ubicación del correo electrónico.

Las soluciones de respaldo de correo electrónico le brindan una manera fácil de almacenar y proteger la valiosa información contenida en sus correos electrónicos. Estas soluciones también actúan como puntos de control para su información de recuperación en caso de que pierda el acceso a sus datos.

¿Por qué necesito una copia de seguridad del correo electrónico?

Su empresa puede recibir o enviar un gran volumen de correo electrónico. A esta escala, buscar en su buzón de correo para encontrar correos electrónicos específicos puede ser complicado.tu tambien te arriesgas Pérdida de correo electrónico y datos relacionados Debido a un ataque a la red, bloqueo del dispositivo o eliminación accidental.Tener una solución de copia de seguridad de correo electrónico eficaz para proteger sus datos puede aliviar estos problemas y Te ayuda a mantener los correos electrónicos por más tiempoLa copia de seguridad del correo electrónico también puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo, esfuerzo y mano de obra que podría usarse para encontrar información crítica cuando sea necesario.

Imagen de una tableta con el cursor seleccionando copia de seguridad de palabras.
¿Es una solución de respaldo de correo electrónico tan simple?

Veamos algunos de los beneficios más comunes de tener copias de seguridad de correo electrónico.

Beneficios de la copia de seguridad del correo electrónico

aquí están algunas Beneficios clave de tener un sistema de respaldo de correo electrónico efectivo Medidas para proteger su correo electrónico de pérdida o robo:

  • como un medio de recuperación ante desastres y copia de seguridad
  • Proporciona la copia de seguridad necesaria y la recuperación de correo electrónico cuando sea necesario
  • Protégete a ti y a tu empresa de la pérdida de datos intencional y no intencional
  • Garantizar la continuidad comercial y operativa
  • Le ayuda a ahorrar dinero almacenando información valiosa y recuperándola cuando la necesite
  • Cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo u organizativo, como SOC2 e ISO 27001
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Ahora que he explicado cómo funciona la copia de seguridad del correo electrónico y sus beneficios, echemos un vistazo a lo que es el archivado de correo electrónico. También le mostraré la diferencia entre la copia de seguridad y el archivo del correo electrónico.

Copia de seguridad de correo electrónico y archivado de correo electrónico

Los términos archivado de correo electrónico y respaldo de correo electrónico a menudo se usan indistintamente. Pero en realidad, son dos procesos completamente diferentes con diferentes propósitos. Aquí hay una práctica tabla de comparación y contraste:

Copia de seguridad de correo electrónico Archivo de correo electrónico
definición Copiar datos a otra ubicación para copia de seguridad y recuperación Una forma sistemática de guardar datos de correo electrónico para optimizar el espacio de almacenamiento
Objetivo Recuperar datos de continuidad del negocio después de un incidente de infraestructura de red o correo electrónico Retención de datos a largo plazo para fines de auditoría y cumplimiento
proceso De naturaleza iterativa; después de un período de tiempo, los datos se sobrescriben para crear una nueva copia de seguridad Retención incremental de toda la información en forma inactiva comprimida e indexada
almacenamiento Las copias de seguridad generalmente se almacenan durante un período corto de tiempo y se sobrescriben con contenido actualizado. Archivado de correo electrónico para almacenamiento a largo plazo
Operación Se puede automatizar con tareas programadas Requiere intervención manual para configurar el archivado
eliminación de datos Los datos de origen no se ven afectados por la copia de seguridad Los datos de origen se pueden eliminar al archivar para maximizar el espacio de almacenamiento
usuario Administrador de sistema usuario comercial final
Comparación de características entre el archivado de correo electrónico y la copia de seguridad de correo electrónico.

Ahora, veamos cómo hacer una copia de seguridad manual de los correos electrónicos de algunos de los servicios de correo electrónico más utilizados, como Gmail y Outlook.

Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos manualmente

Cada proveedor de servicios de correo electrónico tiene su propia forma de exportar manualmente las copias de seguridad de correo electrónico. En esta sección, lo guiaré a través de la copia de seguridad manual del correo electrónico de Gmail y Outlook, dos de los servicios de correo electrónico globales más utilizados.

Copia de seguridad de correos electrónicos de Gmail

Aquí hay un proceso paso a paso para hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de Gmail.

  1. Ir a micuenta.google.com
  2. Haga clic en Datos y Privacidad
  3. Desplácese hacia abajo hasta Datos en las aplicaciones y servicios que usa
  4. Elija descargar sus datos
Captura de pantalla de la sección Cuentas de Google.
La página de la cuenta de Google se ve elegante, ¡pero hay tantas opciones!
  1. Vaya a la página de entrega de alimentos de Google
  2. Haga clic para deseleccionar todo
  3. Seleccione Correo y cualquier otro dato que desee descargar y respaldar
Captura de pantalla de la sección Google Takeout.
Sección de Google Takeout.

Para filtrar aún más los datos que desea descargar, seleccione Opciones de contenido de correo electrónico en la misma pantalla. Luego, seleccione los datos que desea descargar.

¡Ahora veamos cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Microsoft Outlook!

Copia de seguridad de correos electrónicos de Outlook

Aquí se explica cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de los correos electrónicos de Outlook:

  1. Vaya a la pestaña «Archivos» en la esquina superior izquierda de la pantalla
  2. Seleccione Abrir y Exportar y vaya a Importar/Exportar
Captura de pantalla de las opciones de archivo de Microsoft Outlook.
Opciones de archivo de Microsoft Outlook.
  1. hacer clic exportar a archivo
Captura de pantalla del asistente de importación y exportación de Outlook.
Asistente de importación y exportación de Outlook.
  1. Formato de datos Seleccione CSV o archivo de datos de Outlook
  2. Haga clic en Siguiente
  3. Seleccione los buzones y las carpetas para exportar y el nombre y la ubicación del archivo de copia de seguridad para completar la copia de seguridad

Esta es una opción viable y fácil cuando se realiza una copia de seguridad manual de los correos electrónicos de un solo buzón. Dicho esto, no puede hacer esto manualmente a escala cuando tiene varios buzones asociados con varias personas. Como empresa, es posible que desee considerar una opción lista para usar para la copia de seguridad de su correo electrónico corporativo.aquí están algunas Las 3 mejores soluciones de copia de seguridad de correo electrónico empresarial basadas en la nube.

Las 3 mejores soluciones de copia de seguridad de correo electrónico en la nube empresarial

Estas son algunas de las mejores soluciones de respaldo de correo electrónico en la nube en el mercado en este momento. ¡Veamos lo mejor primero!

1. GFI Mail Essentials

Captura de pantalla del panel de GFI MailEssentials.
¡GFI MailEssentials for Email Backup tiene todas las funciones que necesita!

MailEssentials de GFI es una solución integral de correo electrónico empresarial que proporciona una solución de correo electrónico integral. Para las copias de seguridad, guarda copias de los correos electrónicos antes de su procesamiento y almacenamiento. Para que pueda comparar fácilmente los cambios en la versión en vivo con la versión procesada. Para obtener más información sobre MailEssentials y su proceso de copia de seguridad, puede consultar esta guía.

ventaja

  • Solución integral de copia de seguridad
  • Acceda fácilmente a las copias de seguridad con controles y paneles fáciles de usar
  • Paquete completo de seguridad y protección de correo electrónico

defecto

  • Falta de detalles técnicos en el monitoreo de datos

2. iDrive

Captura de pantalla del sistema de respaldo iDrive.
¡Obtenga una excelente solución de respaldo de correo electrónico!

iDrive es una de las soluciones de copia de seguridad globales más utilizadas. Le ayuda a usted y a su empresa con la copia de seguridad de varios dispositivos, la sincronización de archivos en línea, las instantáneas y las opciones de control de versiones. Además, puede usarlo para administrar su computadora y clonar copias de seguridad. iDrive también le brinda opciones de archivo e informes de estado de actividad y respaldo.

ventaja

  • Fiable y rico en funciones
  • Copia de seguridad rápida en la nube
  • Informes muy precisos y detallados.

defecto

  • Restauración de copia de seguridad que requiere mucho tiempo
  • interfaz de usuario confusa

3. Herramienta de Outlook estelar

Captura de pantalla de Stellar Toolkit para Outlook Dashboard.
¡Herramienta de Outlook fácil de usar!

Stellar Outlook Tools es otro valor de software que puede ayudarlo a respaldar, administrar y organizar mejor los buzones de correo de Outlook en toda su empresa. Proporciona paquetes de software especializados para reparar Outlook y transferir correos electrónicos desde archivos MBOX a Outlook. También puede usarlo para convertir los buzones de correo del servidor Novell a MS Outlook.

ventaja

  • Potente herramienta dedicada
  • Solución todo en uno para usuarios de Outlook

defecto

pensamientos finales

Independientemente de la solución que utilice, Debe tener algún tipo de respaldo de correo electrónicoLo protegen al hacer una copia de seguridad de sus datos y garantizar la continuidad comercial y operativa. Con ese fin, te muestro cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos en Gmail o Outlook. Pero también le doy las 3 mejores soluciones para ayudarlo con las copias de seguridad del correo electrónico de toda la empresa. De esta manera, puede asegurarse de que todos los datos en su correo electrónico estén seguros y protegidos.

¿Tiene más preguntas sobre la copia de seguridad del correo electrónico o su implementación?Controlar Preguntas más frecuentes y recurso ¡el seguimiento!

Preguntas más frecuentes

¿Qué es el cumplimiento de datos de correo electrónico?

El cumplimiento de datos se refiere a una práctica que es Garantice la protección de datos de correo electrónico. El cumplimiento a menudo se logra a través de regulaciones creadas en conjunto con órganos rectores como GDPR en sus respectivas regiones.Por lo general, el cumplimiento de datos de correo electrónico Incluir reglas y acuerdos. Para el procesamiento, almacenamiento, recopilación y uso de datos de correo electrónico.

¿Cuáles son los ataques de correo electrónico comunes?

Algunos de los ciberataques más comunes relacionados con el correo electrónico incluyen phishing, spam, robo de correo electrónico, virus y troyanos. En algunos casos, estos ataques también pueden generar ransomware y dificultar las operaciones y la continuidad del negocio. Tener un servicio de respaldo de correo electrónico puede ayudarlo a mitigar las posibles pérdidas y daños de los ataques de correo electrónico.

¿Qué es el archivado de correo electrónico?

El archivado de correo electrónico es el proceso de almacenamiento de correo electrónico inactivo o antiguo y datos relacionados en un almacén de datos dedicado para la retención, indexación y mantenimiento de registros a largo plazo. Puede utilizar los datos de correo electrónico archivados para hacer una copia de seguridad y restaurar el correo electrónico y servir como punto de referencia.

¿Cuáles son los principales proveedores de servicios de correo electrónico?

Aunque puede encontrar numerosos proveedores de servicios de correo electrónico en todo el mundo, la mayoría de los usuarios y empresas utilizan Gmail, Outlook, Yahoo y Zoho. Independientemente del proveedor de servicios de correo electrónico que utilice, las copias de seguridad de correo electrónico pueden ayudarlo a mantenerse seguro y en funcionamiento de varias maneras.

recurso

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