Recientemente, hemos visto a personas en los puestos más altos de los Estados Unidos esforzarse por mantener documentos clasificados en un lugar seguro.
Ahora bien, si bien es posible que su empresa no tenga ningún documento que pueda contener elementos críticos para la seguridad Marketingdecontenido, probablemente tenga algunos documentos y otro material que no desea que nadie vea.
Algunas pequeñas empresas almacenan documentos confidenciales impresos, que pueden contener información intelectual, financiera y otros tipos de información confidencial.
Entonces, ¿cómo debe proteger los documentos confidenciales de su empresa?
Cómo proteger documentos confidenciales para su negocio
Esto es lo que dicen algunos expertos sobre este problema potencial. Y qué medidas pueden tomar las pequeñas empresas para proteger esta importante información.
Chris Novak, director global, Verizon Threat Research Consulting Center, describe algunas de las posibles consecuencias de no proteger adecuadamente este material.
«Esto tiene un impacto directo en la pérdida de clientes, el costo de adquirir nuevos clientes en el futuro, costos sustanciales de litigios, la moral de los empleados y más», escribió. “Las empresas pueden incluso sufrir pérdidas financieras irreparables si los documentos perdidos contienen secretos comerciales sustanciales (es decir, modelos de precios de proveedores, estrategias de fusión/adquisición, etc.)”.
Novak sugiere que las pequeñas empresas pueden crear un diagrama de flujo de datos para ilustrar dónde se crean los datos. También propone técnicas de prevención de pérdida de datos y esquemas de clasificación de datos para recopilar documentos clasificados impresos.
«Esto ayudará a las pequeñas empresas a rastrear el movimiento de datos confidenciales y limitar el acceso a las personas con una necesidad razonable de saber».
Jon Morgan es el director ejecutivo y asesor comercial de Venture Smarter. Estuvo de acuerdo en que era necesario restringir el acceso a los documentos clasificados, pero hizo algunas sugerencias.
«Eduque a los empleados sobre la importancia de la seguridad y bríndeles las herramientas que necesitan para proteger los datos de la empresa», dijo. «Otra pequeña empresa podría usar un sistema físico de cerradura y llave para proteger los documentos impresos en los archivadores».
Los documentos confidenciales pueden incluir discos duros, imágenes, mapas, fotos, correos electrónicos y, por supuesto, documentos en papel.
La Comisión Federal de Comercio tiene información excelente para las pequeñas empresas que buscan mantener segura la información personal confidencial y sensible. Sugieren que un buen plan se basa en cinco principios clave.
El primer paso es hacer un inventario de la información confidencial y/o sensible en su computadora. También recomiendan que solo conserves lo que es importante para tu negocio.
La seguridad física es una parte importante del programa de la FTC. Por ejemplo, recomiendan que almacene el papeleo y otros documentos en papel en una habitación cerrada. También es importante controlar quién tiene las llaves y cuántas.
Si necesita utilizar un contratista o transportista externo para enviar dicha información, deberá cifrarse. También es una buena idea utilizar un servicio de envío en línea que le permita rastrear la entrega de su mensaje.
Tuomas Bergström Director Ingeniería, Operaciones y Seguridad Empresa en la nube ONEiO Se recomienda que las pequeñas empresas desarrollen políticas claras de clasificación de documentos. Estos deben cubrir todos los diferentes canales y medios de distribución utilizados por el negocio y ser integrales.
«La política debe cubrir temas sobre cómo se clasifican los documentos», escribió. «En base a eso, ¿cuáles son las reglas para propagarlos, protegerlos, etiquetarlos y almacenarlos?».
Estas políticas pueden manejar varias agrupaciones diferentes. Por ejemplo, las etiquetas de clasificación confidenciales a menudo se reservan para negociaciones de contratos, propiedad intelectual, datos de salud protegidos y números de cuentas bancarias.
Algunas pequeñas empresas pueden ir un paso más allá y agregar una clasificación secreta, también conocida como alto secreto. Estos documentos pueden incluir los utilizados en litigios, planificación estratégica y fusiones.
También puede considerar opciones exclusivas para empresas al desarrollar su póliza. Estos están diseñados para cubrir la información utilizada en las transacciones comerciales diarias. Las listas de teléfonos comerciales y los manuales de políticas son ejemplos.
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Imagen: Depositphotos
