No es raro en estos días: los pings se envían a los empleados a través de aplicaciones de chat separadas sobre proyectos creados con diferentes herramientas de proveedores, y los archivos relevantes se almacenan en sistemas de almacenamiento de datos separados.
Según datos recogidos por Reclaim.AI a finales de 2023, el número de reuniones ha aumentado un 70% desde el inicio de la pandemia. Con las empresas que operan con tanto software de terceros, no sorprende que los mensajes y documentos se pierdan. Colaborar como equipo es imposible cuando tantos miembros del equipo solo intentan ponerse al día para encontrar la información correcta en múltiples sistemas aislados.
Una suite ofimática unificada de aplicaciones para el lugar de trabajo que enfatiza el poder de la colaboración en equipo en línea, asegurando que todos los empleados permanezcan en la misma página a través de una comunicación fluida y un acceso a datos comunes y consistentes.
Los beneficios de una suite ofimática unificada
Eliminar silos
Los jugadores de baloncesto no pueden funcionar como un equipo si cada jugador trabaja según su propio libro de jugadas o no puede escuchar lo que el entrenador grita desde el costado. Del mismo modo, si los empleados de una empresa no pueden comunicarse fácilmente entre sí o asegurarse de que están viendo la versión correcta y actualizada de una hoja de cálculo, sacrifican la colaboración.
La integración de sistemas dispares, especialmente cuando son fundamentalmente diferentes entre sí, es una tarea abrumadora que puede costarle horas de productividad a la empresa, sin mencionar las altas tarifas de licencia. Pero un conjunto unificado de aplicaciones garantiza que una actualización del sistema en una ubicación se extienda al resto de la organización.
Zoho Workplace es un excelente ejemplo de cómo la unificación permite una colaboración en equipo en línea sin inconvenientes. Garantiza que todos tengan acceso a todos los archivos, elementos e información ingresados en el sistema, sin importar dónde se encuentren o dónde se ingresen los datos. La suite incluye funciones de correo electrónico, archivo, documentos, chat y redes sociales, todo dentro de una plataforma.
Lo último en ahorro de tiempo es algo que las empresas ya no tienen que hacer: buscar en los sistemas internos la información correcta. Se puede acceder a todos los aspectos de Zoho Workplace y otras aplicaciones unificadas desde un tablero central que cada empleado puede personalizar simplemente arrastrando y soltando widgets. Además, la plataforma tiene una función de búsqueda unificada, lo que elimina la necesidad de búsquedas tediosas en una aplicación tras otra para encontrar la información más precisa. Los correos electrónicos sobre proyectos se pueden encontrar desde este tablero tan fácilmente como las tareas o los elementos del calendario.
Mejor comunicación entre clientes y empleados
Al consolidar todo en una suite ofimática unificada bajo un solo banner, las empresas están tomando medidas proactivas para garantizar una comunicación más cercana, al tiempo que permiten a los empleados mantener el acceso a todo lo que necesitan para realizar su trabajo, si no, desde la misma aplicación para obtener acceso.
La suite ofimática unificada también funciona de maravilla para el servicio al cliente. Con la abundancia de datos en la actualidad, las pequeñas empresas que buscan aprovechar estos datos para mejorar la experiencia del cliente deberían asegurarse de que los datos estén accesibles y actualizados sin importar dónde se encuentren los empleados. Esta práctica también elimina cualquier comunicación innecesaria: lo último que quiere un cliente es ser contactado varias veces por diferentes miembros del equipo, o verse obligado a firmar los mismos términos y condiciones dos veces debido a las responsabilidades redundantes y superpuestas de los empleados.
Considere también cómo se unen las aplicaciones. Por ejemplo, al trabajar en Zoho Writer, los empleados pueden etiquetar a otros en los comentarios, activar recordatorios por correo electrónico como recordatorios e incluir enlaces directos a documentos. Esto funciona de maravilla para marcar información importante que debe difundirse lo más rápido posible; navegar a diferentes aplicaciones, especialmente aquellas con interfaces no intuitivas, puede causar errores en el proceso.
Habilitar el trabajo remoto
Zoho cree en una mentalidad que llamamos «localismo transMarketingdecontenido» que requiere un enfoque en apoyar a las comunidades locales y reclutar candidatos de pueblos pequeños en lugar de grandes ciudades, una práctica que, sin saberlo, puede sesgar el grupo de candidatos hacia la clase más rica que puede permitirse vivir. cómodamente en la metrópolis, o al menos viajar a uno.
Un aspecto importante del localismo transMarketingdecontenido es el énfasis en oficinas más pequeñas y localizadas como radios en el centro de una gran ciudad. Esto no solo ahorra a los empleados el tiempo que normalmente dedican a los desplazamientos, sino que proporciona un modelo de trabajo híbrido y un sentido de comunidad para los trabajadores remotos.
No importa dónde elijan trabajar los empleados, es importante que mantengan el acceso a las mismas herramientas disponibles para quienes viajan por la oficina todos los días, especialmente en dispositivos móviles. Un sistema unificado se ejecuta completamente en la nube, con funcionalidad completa siempre que sea posible.
Un entorno de trabajo unificado puede contribuir en gran medida a corregir los errores creados por la pandemia: los datos recopilados por Project.co en su primer año encontraron que el 26% de los encuestados informaron que en 2023, las comunicaciones internas y con los clientes se habían deteriorado.
Es posible que una suite ofimática unificada no haya sido una panacea para la eficiencia y la colaboración antes de la pandemia, pero es un paso fundamental, especialmente para las pequeñas empresas. Una suite ofimática unificada en la que todas las herramientas están estrechamente integradas proporciona simplicidad, potencia y asequibilidad, todos aspectos clave para que las empresas avancen.
