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5 simples consejos de organización de gestión de proyectos

El rol de gerente de proyecto es uno de los puestos más abiertos en los negocios hoy en día. Cada industria tiene gerentes de proyecto que son responsables de una amplia gama de tareas. En todo, desde la producción de películas hasta la fabricación de vehículos eléctricos, al menos un gerente de proyecto guía a los trabajadores a través de puntos de control clave en el desarrollo.

La gestión de proyectos puede parecer simple en papel. Usted es responsable de dirigir a un grupo de personas para que realicen su trabajo respectivo para completar todo el proyecto. Esto puede parecer nada más que monitorear a distancia, pero la operación real es mucho más que eso. Los gerentes de proyecto necesitan saber mucho sobre su campo, comunicarse bien con los demás y motivar a sus empleados. Estos son solo algunos de los muchos roles de los que son responsables los gerentes de proyecto.

Si bien todo este trabajo es mucho trabajo, hay formas de simplificar y simplificar el proyecto y el proceso de gestión de proyectos. La próxima vez que esté liderando un nuevo proyecto, considere estos cinco consejos:

1. Ten siempre una agenda de reuniones

Al liderar un proyecto, organizará una variedad de reuniones diferentes. Su equipo se comunicará regularmente para hacer un seguimiento del progreso. Otras reuniones cubrirán los cambios requeridos por la oficina corporativa o la solicitud del cliente que requiera consolidación. Cuanto más organices estas fiestas, más organizado estará tu proyecto en su conjunto.

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Debe asistir a cada reunión con una agenda planificada previamente. Una agenda de reuniones lo ayudará a mantenerse en el tema y usar su tiempo sabiamente. A nadie le gusta una reunión que se descarrila y dura el doble de lo necesario. Cumplir con una agenda limita las tangentes y demuestra que valoras el tiempo de todos.

2. Usa el software a tu favor

Si tiene acceso a herramientas organizativas, no tenga miedo de usarlas. En particular, los programas de software de gestión de proyectos pueden aligerar su carga. Estos tipos de programas pueden automatizar muchas tareas para usted, lo que le permite concentrarse más en los detalles específicos del proyecto en cuestión.

En el software de gestión de proyectos, puede publicar plazos, enviar mensajes instantáneos y detallar cada paso del proyecto. Toda esta información es fácilmente accesible para su equipo. Incluso puede establecer límites sobre lo que ciertas personas pueden ver si algunos de esos detalles son solo para que los vea usted.

El software de gestión de proyectos es especialmente útil para equipos remotos. Muchos proyectos hoy en día son completamente digitales, lo que permite que algunos miembros del equipo trabajen desde casa. Al usar el software, puede comunicarse con todos tan fácilmente como en un espacio de oficina compartido.

3. Definir claramente roles y expectativas

Todos los involucrados en el proyecto tienen un papel que desempeñar. Cuanto más claramente pueda definir estos roles y expectativas de los empleados, mejor se ejecutará el proyecto. Esto ayuda a eliminar el desorden y optimizar los canales de comunicación y el liderazgo en toda la organización.

Este será un buen momento para desarrollar una agenda de reuniones y reunir a su equipo. Haga que todos se sienten y enumeren las funciones y responsabilidades de cada miembro. Permita tiempo para que las preguntas aclaren tantos detalles como sea posible.

Durante tales reuniones, los miembros del equipo también aprenden sobre los roles de sus colegas. En lugar de preguntar hasta que lleguen al lugar correcto, sabrán exactamente con quién hablar para resolver un problema específico. Esto ayuda a simplificar la comunicación en toda la organización, asegurando que el proyecto siga avanzando.

4. Fecha límite de trabajo

La mayoría de los proyectos tienen plazos para el tiempo de finalización. Además de la fecha límite, considere agregar otros puntos de control en el camino. Si se espera que algunas tareas se completen antes de la fecha límite final, es poco probable que tenga que acelerar un proyecto en la última semana. La procrastinación es algo con lo que casi todo el mundo está muy familiarizado. Los puntos de control pueden ayudar a mitigar las consecuencias de posponer las cosas por mucho tiempo.

Regístrese al menos desde el punto medio del proyecto. Enumere algunos progresos medibles que espera lograr a la mitad de la fecha límite. Para proyectos más complejos, puede agregar puntos de control adicionales según sea necesario. Utilice cada fecha límite como una oportunidad para reagruparse y reevaluar el enfoque de su proyecto. Esto le da la oportunidad de hacer algunos ajustes que mejorarán su eficiencia general a medida que trabaja para completarlo por completo.

5. Estancia habitual

En el corazón de la gestión de proyectos están las personas con las que trabaja. Una de las cosas más influyentes que puede hacer como gerente es controlar regularmente a las personas que componen su equipo. Esto ayuda a motivarlos al reconocer sus esfuerzos y elogiar el trabajo que realizan.

Los controles regulares también brindan a los empleados la oportunidad de comentar sobre el proyecto en cuestión. Puede haber comentarios y sugerencias que de otro modo serían silenciados en un entorno de grupo grande. Escuche a cada empleado y utilice sus ideas como mejor le parezca. Algunos de sus consejos pueden cambiar drásticamente y ayudar en la forma en que se gestiona su proyecto.

Parte de lo que hace que la gestión de proyectos sea emocionante es que cada proyecto es diferente. Tendrás nuevas metas que alcanzar y obstáculos únicos que superar. No obstante, estos consejos de organización deberían ser útiles para cualquier tipo de proyecto que esté abordando a continuación.

Imagen: Depositphotos


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