Los arreglos de trabajo remoto que comenzaron como una solución temporal durante la pandemia son permanentes para muchas empresas. Ahora hay tres veces más trabajos remotos que en 2023. Estos acuerdos son beneficiosos para la empresa, los empleados y la comunidad.
- La empresa ahorra el espacio que necesita y los empleados se ausentan menos.y también Reporte Los empleados son más eficientes.
- Los empleados son más felices porque tienen más tiempo para actividades familiares y personales. Ahorran tiempo y costos de viaje.
- La comunidad tiene un mejor ambiente. Menos tráfico y menos emisiones de carbono.
Pero hay algunas advertencias para los empleadores. No ignore ninguno de los siguientes:
Tomar la retención de nómina correcta
La retención del impuesto sobre la renta federal donde se encuentra el empleado no importa, pero a efectos del impuesto sobre la renta estatal sí importa. Cada estado que recauda el impuesto sobre la renta tiene sus propias reglas y pueden surgir problemas cuando las empresas están en un estado pero los trabajadores viven y trabajan en otro. Por lo general, el impuesto sobre la renta se retiene en el estado donde el trabajador realiza el trabajo. Pero hay excepciones que pueden requerir retención de impuestos en el estado del empleador.
Las cosas se complican más cuando un trabajador vive en el mismo estado que el empleador pero trabaja en otro estado. Generalmente, la retención de impuestos pertenece al estado donde se encuentra el empleador, a menos que se aplique la «regla de facilitación del empleador». Esto significa que el trabajador debe trabajar en otro estado a solicitud del empleador, por lo que la retención del impuesto se realiza en el estado donde se realiza el trabajo. No todos los estados tienen este requisito.
Se han presentado propuestas a nivel federal para limitar el impuesto sobre la renta de los estados a los empleados que permanecen en el estado por un tiempo limitado (por ejemplo, unos pocos días al mes). Por ejemplo, un empleado trabaja de forma remota en el país A pero debe asistir a una reunión de la empresa que se celebra dos veces al mes en el país B. ¿Puede el país B solicitar que estos dos días se retengan todos los meses?una Proyecto de ley presentado el año pasado El impuesto sobre la renta y la retención de impuestos sobre los trabajadores remotos estarán prohibidos a menos que al trabajador se le pague por más de 30 días de trabajo en un año.
Qué tengo que hacer: Consulte a su CPA u otro asesor fiscal, o trabaje con una firma de nómina externa. Y controle la legislación federal que podría afectar la retención de impuestos para los trabajadores remotos.
Tenga en cuenta las posibles consecuencias del impuesto sobre la renta
Tener trabajadores remotos «conectados» a otro estado significa que los empleadores pueden estar obligados a pagar algún impuesto sobre la renta en ese estado. El monto del impuesto depende de cómo se distribuyen los ingresos brutos de la empresa al estado. Cada estado tiene sus propias reglas para la asignación de ingresos a efectos fiscales.
Qué tengo que hacer: Discuta el asunto con su CPA o asesor fiscal y, si es necesario, minimice las asignaciones a los estados con impuestos altos.
Compensación continua por lesiones laborales
Incluso si están trabajando de forma remota, incluso si están trabajando desde casa, debe cubrirlos. OSHA no inspeccionará sus hogares No se espera que los empleadores hagan esto por razones de seguridad, pero debe tener cobertura de seguro y los teletrabajadores pueden presentar un reclamo por lesión o enfermedad laboral.
Qué tengo que hacer: Discuta los problemas de seguridad con los trabajadores remotos. Además, si tiene un abogado de derecho laboral o un abogado de derecho laboral, discuta los asuntos de compensación laboral con su agente de compensación laboral.
Cumplir con los impuestos laborales estatales para trabajadores remotos
Las leyes estatales se aplican a los trabajadores dentro de sus fronteras, incluso si están en la nómina de una empresa fuera del estado. Esto significa lo siguiente:
- Reglas estatales de salario mínimo y horas extras
- Reglas de beneficios estatales (p. ej., licencia familiar y por enfermedad; licencia para votar, eventos escolares, etc.)
- Pagar el impuesto estatal de desempleo
Qué tengo que hacer: Revise las leyes estatales para todos los lugares donde tenga trabajadores remotos.
En conclusión
Hoy, tener una fuerza de trabajo remota puede ser una realidad. El número de lugares de trabajo de los empleados aumenta las responsabilidades del empleador. Obtenga buenos consejos sobre qué hacer.
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