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Formulario 1099 reglas para empleadores en 2023

¿Qué es el Formulario 1099 y cómo se utiliza? La mayoría de los propietarios de negocios de EE. UU. ya emiten formularios de impuestos 1099 a contratistas independientes, lo que los hace cumplir con las regulaciones del IRS. Pero hay varias otras situaciones en las que los propietarios de pequeñas empresas emiten o reciben el Tipo 1099.

¿Tiene curiosidad acerca de quién debe obtener un formulario 1099, cómo se emite o qué reglas se aplican en diferentes situaciones? En este artículo, proporcionaremos respuestas a preguntas sobre el formulario 1099 y más.

¿Qué es un formulario 1099?

1099 es un formulario de impuestos que le permite a una entidad reportar los pagos a otra entidad como ingreso, excluyendo los salarios pagados a los empleados. Por ejemplo, si a un contratista independiente se le paga por el trabajo realizado, o si una empresa paga dividendos en acciones a los inversores, la entidad que realiza el pago deberá emitir algún tipo de formulario IRS 1099 para informar la transacción.

El formulario 1099 es similar al formulario W2 que las empresas emiten a sus empleados cada año. Tanto los emisores como los destinatarios de los formularios 1099 utilizan el documento para ayudar a determinar su ingreso imponible anual.

1099 reglas

¿Qué tipos de pagos de ingresos se declaran en el Formulario 1099?

Si bien los formularios 1099 generalmente se asocian con los ingresos pagados a contratistas independientes, también se pueden usar para informar otros pagos de ingresos e ingresos varios. Algunos de los tipos más comunes de pagos de ingresos para el informe 1099 incluyen (pero no se limitan a):

  • compensación de no empleados
  • alquiler o regalías
  • reembolso de impuestos estatales o locales
  • bono de juego
  • Ganancia o pérdida de corretaje
  • Pagos de dividendos e intereses
  • comisión
  • Compensación diferida no calificada
  • pago de salud
  • Premios y reconocimientos
  • Beneficios del seguro de cultivos
  • ganancias del barco de pesca

¿Cuáles son los tipos de formularios 1099?

El 1099 puede ser un formulario común del IRS, pero hay varias versiones del mismo. Algunos de los tipos de formulario 1099 más comunes incluyen:

  • 1099-NEC Indique la compensación que no es de empleado, como los ingresos obtenidos como contratista independiente, autónomo o trabajador por cuenta propia.
  • 1099-Varios Reporte rentas, regalías, premios e incentivos, pagos en lugar de dividendos, pagos médicos y de atención médica, y ganancias de seguros de cosechas.
  • 1099-InterMarketingdecontenido Informe los pagos de intereses de bancos, casas de bolsa y otras empresas de inversión.
  • 1099-cuadrícula Informar los pagos a los inversores, incluidos los dividendos en efectivo.
  • 1099-G Reporte beneficios de desempleo o reembolsos de impuestos locales.
  • 1099-R Indique los pagos de los planes de jubilación gravables o las Cuentas de jubilación individual (IRA) y ciertos planes de seguro de vida y rentas vitalicias.
  • 1099-B Informe los ingresos de las ventas de productos básicos, acciones, ciertos tipos de transacciones de trueque y otros valores.
  • 1099-Trompeta Informa transacciones inmobiliarias rentables, incluidas las ventas de terrenos, propiedades residenciales y propiedades comerciales o industriales.

¿Cuáles son algunas reglas comunes de 1099 que los dueños de negocios deben seguir?

Al igual que muchos otros aspectos de la declaración de impuestos sobre la renta en los EE. UU., el Formulario 1099 ha cambiado en los últimos años, por lo que es importante que los propietarios de pequeñas empresas se mantengan al día con las normas aplicables, como:

nueva forma

A partir del año fiscal 2020, el IRS reintrodujo los 1099-NEC que no se habían utilizado en décadas. Antes de 2020, declarar pagos en 1099-MISC a personas que no son empleados, como contratistas independientes, estaba sujeto al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Dichos ingresos ahora se informan en 1099-NEC.

Umbral de $600

Si la empresa paga $600 o más en daños, la empresa debe enviar una copia del Formulario 1099-NEC al IRS y al contratista. El umbral de $600 también se aplica a otros formularios 1099 que se usan para informar pagos, como compensación diferida no elegible, ganancias del seguro de cosecha, alquiler, premios, etc. Los contribuyentes que ganan menos de $ 600 generalmente aún deben declarar los ingresos como una obligación tributaria, incluso si no reciben un 1099.

Fechas y Plazos

Las empresas deben proporcionar a los contratistas y proveedores un 1099 antes del 31 de enero y presentar una copia ante el IRS. No obstante, si esa fecha cae en fin de semana, la fecha límite es el lunes siguiente. Ciertos tipos de formularios 1099 deben presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero, pero las copias aún deben estar disponibles para los destinatarios antes del 31 de enero.

los trabajadores extranjeros

Si contrata a un ciudadano no estadounidense de otro país que trabaja de forma remota a través de Internet, generalmente, no necesita presentar un 1099 para esa persona. Sin embargo, deberá presentar un 1099 si el trabajador extranjero realiza algún trabajo dentro de los Estados Unidos.

pagar a la empresa

Las empresas generalmente no necesitan emitir un formulario 1099 para el pago a la empresa. Por ejemplo, si el pago se realiza a una empresa que brinda servicios de diseño web u otros servicios comerciales, no es necesario que emita un 1099. Esto también puede incluir contratos independientes que operan como S Corp. Sin embargo, es importante recordar que una LLC, o sociedad de responsabilidad limitada, no es lo mismo que una corporación. En general, las entidades deben enviar el Formulario 1099 a la mayoría de las LLC de pequeñas empresas.

PayPal y pagos con tarjeta de crédito

En la mayoría de los casos, si una empresa paga electrónicamente a través de PayPal o tarjeta de crédito, no es necesario enviar el Formulario 1099 a contratistas independientes o empresas no incorporadas. En su lugar, las compañías de tarjetas de crédito y las compañías de pago manejarán cualquier informe requerido.

pago personal

Los pagos individuales no requieren un formulario 1099. Las entidades están obligadas a emitir informes 1099-MISC solo para los pagos realizados en el curso de una transacción o negocio. Sin embargo, si está ejecutando una organización sin fines de lucro, se considera un negocio para propósitos de 1099.

error 1099

Los pagadores que luego descubran un error deben volver a emitir el formulario 1099 corregido a ese beneficiario y corregir la presentación del IRS. Si el beneficiario recibe un 1099 incorrecto, el beneficiario debe comunicarse con el pagador para corregir el formulario. Si no pueden corregir el formulario, deben adjuntar una explicación a su declaración de impuestos y reportar los ingresos correctamente.

Cómo emitir y presentar el formulario 1099

Emitir y presentar el formulario 1099 es simple una vez que el pagador tiene la información correcta. Para completar el Formulario 1099, las empresas necesitan cuatro datos:

  • Información del pagador
  • Información del beneficiario
  • Montos de compensación de no empleados
  • Información fiscal, como número de seguro social o número de identificación fiscal

La primera casilla del 1099-NEC contiene la información comercial que paga. Solo hay una casilla para esta información y debe incluir su nombre y razón social, dirección y número de teléfono.

La segunda parte del 1099-NEC es la información del contratista pagado. Para ello, el pagador enviará al beneficiario un formulario W-9 solicitando el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal del beneficiario. Sin embargo, si el contratista no es residente de EE. UU., el pagador necesitará un W-8BEN o W-8BEN para demostrar que vive fuera de EE. UU.

Después de que la empresa completa estas secciones, simplemente ingresa la cantidad de compensación que recibió el contratista por el año fiscal.

Después de completar el formulario 1099, verifique los requisitos del formulario 1099 del estado. Algunos estados requieren que se presenten formularios con ellos, mientras que otros no. Para cumplir con el requisito federal, las empresas deben enviar dos copias, una al IRS y otra al destinatario, quien debe llegar a su ubicación antes del 31 de enero. Los procedimientos detallados para presentar cada uno se explican en la primera página del formulario 1099.

Está previsto que el 1 de enero de 2023 esté disponible un nuevo portal en línea del IRS que permite a los usuarios crear y presentar formularios 1099, conocido como el Sistema de Recibo de Devolución de Información.

Sanciones relacionadas con 1099

Las empresas que no emitan un 1099-NEC o 1099-MISC antes de la fecha límite de presentación podrían enfrentar una multa de $50 a $280 por formulario para el año fiscal 2022, según cuándo se presente el formulario. Las empresas que deliberadamente ignoren la solicitud de un beneficiario para corregir un 1099 incorrecto podrían recibir una multa mínima de $570 por formulario o el 10 % de los ingresos informados en el formulario, sin límite máximo.

¿Qué hacer si no recibiste tu 1099?

Los contribuyentes que obtengan ingresos calificados deben recibir sus formularios de pago 1099 a más tardar a principios de febrero, pero ¿qué sucede si no lo reciben? Si no se ha recibido el 1099, el primer paso es ponerse en contacto con el pagador. Si no se recibe antes del 15 de febrero, la parte debe llamar al IRS para obtener ayuda al 1-800-
829-1040.

Ya sea que se reciba o no un 1099, los contribuyentes aún están obligados a informar los ingresos en sus declaraciones de impuestos, a veces extrayendo datos de otras fuentes, como extractos bancarios.

¿Cuál es el umbral de ingresos del autor para las regalías de los libros?

Las regalías pagadas a artistas (como escritores, músicos, compositores o cantantes) se consideran ingresos imponibles. El hecho de que estas regalías estén sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia depende en gran medida de si el artista es un profesional o un aficionado. La ley fiscal de EE. UU. requiere que los editores informen las regalías pagadas por más de $10 en el formulario 1099-MISC.

¿Qué otros pagos de ingresos se consideran en un 1099?

El formulario 1099-MISC informa pagos distintos de la compensación de empleados por un oficio o negocio a otros. Ejemplos de tales «otros» ingresos incluyen el pago de alquileres, regalías, premios e incentivos, y pagos alternativos en lugar de dividendos.

1099-MISC incluso incluye un área para pagos que quedan fuera de su categoría definida, denominada «Otros ingresos». Aquí, las empresas informarán los pagos de $600 o más por actividades como la participación en investigaciones médicas, premios o incentivos monetarios, terminación del vendedor de seguros individuales y daños punitivos, compensación por lesiones o enfermedades no corporales y cualquier otra compensación imponible.

¿Cómo se informan los ingresos por intereses al IRS?

La mayoría de los intereses que los contribuyentes pueden retirar sin penalización se consideran ingresos imponibles por el IRS, con algunas excepciones. Los beneficiarios de intereses deben recibir el Formulario 1099-INT o la Copia B del Formulario 1099-OID que informa pagos de intereses sujetos a impuestos o exentos de $10 o más.

Estos formularios generalmente los emiten los corredores como parte de los estados consolidados. Las personas que ganan intereses deben informar todos los intereses sujetos a impuestos y exentos de impuestos en su declaración de impuestos federales, ya sea que reciban o no un formulario 1099.

¿Dónde puedo obtener un formulario 1099?

Los formularios 1099 en blanco están disponibles en varias ubicaciones convenientes. Las empresas pueden obtener copias impresas en muchas oficinas de correos, bibliotecas públicas e incluso tiendas de artículos de oficina. También pueden solicitar el Formulario 1099 del IRS, que se les puede enviar por correo en papel o descargar e imprimir. Sin embargo, es importante conocer el formulario 1099 correcto para solicitarlo.

Un nuevo portal en línea del IRS, llamado Information Return Intake System, cuya puesta en marcha está programada para el 1 de enero de 2023, permitirá a los usuarios crear y presentar los formularios 1099 electrónicamente. Algunos servicios de software de contabilidad y preparación de impuestos también prepararán, imprimirán y archivarán ciertos formularios 1099, como 1099-NEC.

Los contadores o preparadores de impuestos también pueden presentar electrónicamente el Formulario 1099 junto con los impuestos propios de la empresa. Cabe señalar que si una empresa necesita presentar más de 250 1099, debe hacerlo electrónicamente. Aquellos que no cumplan y no tengan una exención aprobada podrían recibir una multa de hasta $100 por planilla.

Imagen: Depositphotos

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