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Usar directivas de retención para evitar que Microsoft 365 elimine mensajes antiguos

Captura de pantalla de los mensajes de Microsoft 365.Evite que Microsoft 365 purgue el correo.

Puede haber innumerables razones por las que las personas y las organizaciones necesitan conservar el correo electrónico antiguo.La empresa puede retener ciertos mensajes Razones de cumplimiento. La información también puede ser relevante para un proyecto importante a largo plazo.Como individuo, puede razones emocionalesSin embargo, a veces, Exchange Online para Microsoft 365 se toma la libertad de borrar mensaje Tienes la intención de mantener.Te mostraré cómo crear un Política de retención.

ido pero no olvidado

Exchange Online puede eliminar accidentalmente los mensajes antiguos de su buzón. La buena noticia es que es posible que las plataformas de mensajería no hayan eliminado sus mensajes. Si está ejecutando Outlook con una licencia de aplicación empresarial, es posible que su correo se haya movido al buzón de archivo en lugar de eliminarse.Puedes acceder a sus Buzón de archivo A través de Outlook o Outlook en la web.

¿Qué es un buzón de archivo?

El buzón de archivo es el buzón de correo secundario para cada destinatario de Exchange Online. Este buzón sirve para varios propósitos.Primero, es una herramienta auxiliar reducir el desorden en su bandeja de entrada principal.En segundo lugar, y lo más importante, los buzones de archivo son una herramienta para resolver problemas. límite de almacenamiento del buzón.

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¿Hay límites de almacenamiento para Microsoft 365?

Los límites de almacenamiento varían según el plan de suscripción de Microsoft 365 de la empresa. Sin embargo, cada buzón de Exchange Online tiene una cuota de almacenamiento. Los buzones de archivo son buzones independientes, por lo que tienen cuotas independientes. En algunos casos (según el plan de suscripción), los buzones de correo de archivo pueden duplicar el almacenamiento disponible en el buzón.Algunos planes de suscripción de Microsoft 365 también ofrecen Almacenamiento de archivos ilimitado Aunque el buzón principal tiene una cuota.

Exchange Online a menudo mueve los mensajes antiguos a los buzones de archivo en lugar de eliminarlos. Esto no significa que Exchange Online no elimine los mensajes antiguos. Exchange Online no elimina los mensajes antiguos a menos que dar permisoSin embargo, siempre es posible que alguien en su organización haya Apertura accidental de esta póliza.

Puede establecer una política de retención predeterminada para asegurarse de que Exchange Online no elimine el correo antiguo de su empresa. Voy a explicar lo que esto significa a continuación.

Política de retención de mensajes de Exchange Online

La configuración de la política de retención de mensajes suele ser responsable de Borrar automáticamente el correo antiguo de su buzón. Estas políticas existen por varias razones diferentes.Por ejemplo, si una organización es Retención requerida por la ley Mensajes por un tiempo, las políticas de retención pueden ayudar con esto.Asimismo, algunas organizaciones utilizan políticas de retención para eliminar mensajes antiguos a Reducir el consumo de almacenamiento O los riesgos legales potenciales que a menudo existen al retener datos antiguos.

Así como las políticas de retención pueden eliminar automáticamente el correo caducado, también garantizan que Exchange Online no elimine su correo antiguo.Una de las maneras más eficientes es crear un Política de retención predeterminada decirle a Exchange Online mantener los artículos a perpetuidadSin embargo, tenga en cuenta que otras políticas de retención pueden anular la configuración de la política predeterminada.

A continuación, lo guiaré a través del proceso de creación de una política de retención predeterminada.

Cómo crear una política de retención predeterminada

Crear una política de retención predeterminada mantener artículos indefinidamenteen este orden:

  1. Iniciar sesión Permisos de Microsoft comodidad
  2. elegir política Etiqueta
  3. hacer clic reserva Opciones

Captura de pantalla de las opciones de retención de Microsoft 365.Puede conservar los mensajes antiguos en Microsoft 365.

  1. hacer clic Nueva política de retención botón
  2. proporcionar un nombre para su nueva póliza y haga clic en Siguiente
  3. configurar El tipo de política es estático luego haga clic en siguiente
  4. Aplique la política a su correo electrónico de Exchange Online y haga clic en Siguiente
  5. Establezca la política en mantener los artículos a perpetuidad

Captura de pantalla de la configuración de retención de Microsoft 365.Puede conservar contenido, eliminar contenido o ambos en Microsoft 365.

  1. hacer clic próximo
  2. hacer clic Finalizar

Ahora sabe cómo evitar que Microsoft 365 elimine su correo antiguo. Resumamos.

línea de fondo

la política de retención puede garantizar el cumplimiento o una herramienta Eliminar elementos antiguos automáticamenteSin embargo, también puede ocurrir lo contrario. Puede usar directivas de retención para asegurarse de que Exchange Online para Microsoft 365 retenga sus mensajes indefinidamente.

Si descubre que Microsoft 365 ha estado purgando los mensajes antiguos a los que podría querer acceder más tarde, ahora tiene Precaución Esto nunca sucede.

puedes Preguntas más frecuentes y recurso sección de abajo!

Preguntas más frecuentes

¿Cuál es la función de la función de gestión de registros de mensajes? existir retención de mensajes?

La gestión de registros de mensajes es una función antiguaMicrosoft recomienda usar políticas y etiquetas de retención en su lugar, pero si ya usa la administración de registros de mensajes, funcionará con políticas de retención.

¿Establecer una política de retención predeterminada garantiza que Exchange Online no elimine mi correo antiguo?

innecesario. Exchange Online le permite crear múltiples políticas de retención de mensajes.Este política de alta prioridad Se aplicará si dos políticas contienen configuraciones en conflicto. En este caso, debe eliminar cualquier otra política de retención de mensajes que pueda hacer que Exchange Online elimine sus mensajes.

¿Por qué no puedo conservar los mensajes antiguos con las características de cumplimiento de Microsoft 365?

Ciertas características de cumplimiento de Microsoft 365 pueden retener mensajes y datos durante un período de tiempo predeterminado. Sin embargo, esto no evitará que el mensaje se elimine de la bandeja de entrada del usuario.Puede acceder a dichos mensajes organizaroficial de cumplimiento Pero no el usuario final.

¿Dónde encaja la etiqueta de la política de retención en todo esto?

Puede aplicar etiquetas de política de retención a carpeta especifica (Bandeja de entrada, Papelera, etc.) si tiene varias políticas de retención. Estas etiquetas le indican a Exchange Online qué política de retención aplicar a los elementos de la carpeta, controlando así cuánto tiempo la plataforma de mensajería retiene esos elementos.

¿Pueden los usuarios finales controlar la retención de mensajes?

Los usuarios finales pueden aplicar sus etiquetas de retención personal a cualquier carpeta personalizada Es posible que lo hayan creado. Los usuarios pueden aplicar estas etiquetas a elementos individuales de la carpeta.

recurso

TechGenix: artículo sobre la creación de perfiles de Outlook

Aprenda a crear fácilmente un nuevo perfil de Outlook.

TechGenix: artículo sobre el desorden de la bandeja de entrada de Outlook

Aprenda cómo la función Otros correos elimina ciertos mensajes de su bandeja de entrada de Outlook.

Microsoft: artículo sobre política de retención

Descubra la documentación de Microsoft sobre la creación de políticas de retención.

Microsoft: artículo sobre políticas de retención de aplicaciones

Aprenda a aplicar políticas de retención a los buzones.

Microsoft: artículo sobre la configuración de retención de mensajes

Obtenga más información sobre el Asistente para carpetas administradas de Microsoft y cómo maneja la configuración de retención de mensajes.

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